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Se você é uma daquelas pessoas que tem um escritório em casa, quer trabalhe em casa ou apenas gostaria de ter um espaço para organizar e pagar suas contas, mantê-lo organizado é uma ótima maneira de melhorar sua produtividade e seu humor. Infelizmente, com o tempo, seu espaço de trabalho pode ficar bagunçado e cheio de papéis, relatórios ou correspondências. Mas não se preocupe - este é um problema fácil de resolver. Reserve um dia para fazer a limpeza e implemente um sistema de arquivamento rígido para manter seu escritório em casa limpo e organizado.

Passos

Método 1 de 4: Limpando e Classificando Seus Itens

1. 

   Separe os itens que você realmente usa todos os dias. Embora parte da desordem em sua mesa e escritório possa ser de coisas que você nem usa, provavelmente há vários itens que você usa regularmente. Itens como canetas, grampeadores, blocos de escrita ou marcadores são usados ​​com frequência. Pegue esses itens e coloque-os de lado em um lugar seguro para não se livrar deles acidentalmente.
   • Se você não tiver certeza do que é importante, passe uma semana trabalhando normalmente e anote quando usar cada item. No final da semana, você deve ter uma lista de coisas que usou, mostrando quais itens manter.

2. 

   
   
   Remova todos os itens soltos de sua mesa que você não usa. Depois de colocar de lado os itens importantes, faça um balanço de tudo o mais em sua mesa. Provavelmente há papéis soltos, canetas quebradas, notas e outras bagunças que você nem olha. Limpe tudo isso e coloque em uma caixa.
   • Certifique-se de olhar todos os documentos dos quais você está se livrando e confirme que não há informações confidenciais neles, como números de contas bancárias. Se houver, rasgue esses papéis em vez de jogá-los inteiros fora.
   • Se você tiver lembranças como fotos ou souvenirs em sua mesa, coloque-as em uma caixa separada para não jogá-las fora por acidente.

3. 

   
   
   Esvazie todas as gavetas de sua mesa e arquivo. Você pode usar suas gavetas como lixeira para colocar coisas para as quais não tem lugar, então a desordem pode ser muito ruim aqui. Comece com uma lousa em branco e jogue fora todas as gavetas.Dessa forma, você pode dedicar gavetas a um propósito específico ao colocar os itens de volta.
   • Tenha cuidado ao esvaziar as gavetas, caso tenha colocado algo frágil lá dentro ao longo dos anos.

4. 

   
   
   Ordene tudo o que encontrar em categorias. Depois de remover tudo de sua mesa e gavetas, comece a separar tudo. Divida os itens em categorias. Os mais comuns podem ser contas, correspondências, relatórios de trabalho, suprimentos de escritório em geral ou outros que sejam pessoais. Com tudo resolvido, você pode colocar de volta de uma forma muito mais organizada.
   • Também faça uma pilha de lixo para coisas que você não precisa ou usa e planeja se livrar delas.
   • Você pode encontrar alguns itens que são importantes, mas caberiam melhor em outro lugar. As receitas, por exemplo, devem estar na cozinha. Mova esses itens para outro lugar se os encontrar.

5. 

   Jogue fora tudo que você não usa. Enquanto você está classificando seus itens, separe as coisas sem importância. Quando você terminar de classificar, jogue fora todo o lixo para abrir mais espaço em seu escritório.
   • Itens importantes incluem registros de negócios, documentos médicos ou de identificação e informações bancárias. Coisas sem importância seriam extratos ou recibos de cartão de crédito desatualizados, contas que você já pagou e pedaços de papel ou notas que você não vê há anos. Você também pode encontrar itens soltos que deixou nas gavetas quando não sabia mais o que fazer com eles.
   • Se você não tiver certeza se deve jogar algo fora, coloque-o em uma caixa com o rótulo "Duas semanas de reflexão". Depois, volte à caixa a cada 2 semanas e tome uma decisão sobre o que está dentro da caixa.

6. 

   Limpe a poeira de sua mesa e gavetas enquanto elas estão limpas. Poeira e sujeira provavelmente se acumularam em torno de seu escritório, especialmente se você não limpa há algum tempo. Aproveite a oportunidade para tirar o pó de tudo enquanto a mesa está limpa. Limpe a mesa e as gavetas com um pano úmido ou lenços umedecidos antes de colocar tudo de volta.
   • Lembre-se de limpar seu computador também. Limpe a tela e o teclado para que todo o espaço de trabalho tenha uma aparência nova.
   • Faça alguma outra limpeza se for necessário. Limpar o escritório, por exemplo, é uma boa maneira de tornar o ambiente mais limpo.
   • Deixe a janela aberta enquanto trabalha para filtrar qualquer poeira que você levantou durante a limpeza.

Método 2 de 4: Organizando Seus Itens de Papel

1. 

   Obtenha um arquivo, se ainda não tiver um. Se a desordem original foi causada por falta de espaço de armazenamento, um arquivo pode resolver esse problema. Pegue um armário que se ajuste ao espaço do seu escritório e use-o para organizar todos os seus documentos e outros itens importantes para que não acumulem na sua mesa.
   • Rotule todas as pastas e separadores de arquivo que você usa no gabinete para se manter organizado.
   • Lembre-se de seguir o seu sistema de arquivo se usar um arquivo. Não jogue coisas nas gavetas à toa.

2. 

   Dedique cada gaveta a uma categoria específica. Não trate sua mesa e armários de arquivo como gavetas de lixo. Dê a cada gaveta uma finalidade específica que corresponda às suas categorias de papel, como contas, registros médicos, material de escritório e assim por diante. Fique com este sistema para manter seu espaço de trabalho organizado.
   • Use pastas de arquivo para identificar itens se você tiver várias categorias diferentes na mesma gaveta. Separe contas, extratos bancários e relatórios de negócios com pastas diferentes.
   • Se você tende a ter muitos itens aleatórios ou tem dificuldade em jogar coisas fora, pode dedicar uma gaveta para itens diversos. Este é um compromisso que permite que você mantenha alguma desordem, mas a isola em um ponto para que não se espalhe.

3. 

   Rotule todas as suas pastas, gavetas e fichários. Um bom sistema de etiquetagem o ajudará a seguir o plano da organização. Dê a cada gaveta, pasta, bloco ou bloco de notas uma finalidade específica e etiquete-a. Em seguida, siga esse sistema sempre que guardar algo para que tudo esteja em seu devido lugar.
   • Seu sistema de etiquetagem pode ser simples, como escrever “Contas” em uma pasta. Se você preferir uma abordagem mais criativa, tente codificar as pastas com etiquetas adesivas por cores.
   • Se suas gavetas não tiverem seções para etiquetas, basta usar uma tira de fita adesiva e escrever com um marcador. Em seguida, puxe a fita se a finalidade da gaveta mudar.

4. 

   Use um organizador de mesa para documentos e arquivos importantes. Os organizadores de mesa são pequenas caixas com compartimentos que cabem facilmente em mesas. Você pode usar um deles para classificar os papéis e pastas que usa regularmente para que estejam bem na sua frente quando você precisar deles. Compre-os em lojas de materiais para escritório ou online.
   • Rotule ou codifique com cores cada seção para melhor organização.
   • Se você não tem muitas coisas para organizar, então um organizador de desktop pode ser tudo de que você precisa, em vez de um arquivo inteiro.

5. 

   Crie uma estação de correio para classificar suas contas e outras correspondências. A correspondência pode acumular na sua mesa e algumas ferramentas podem ajudar a reduzir a desordem. Tente usar uma cesta de correio que é fixada na parede. Isso organiza sua correspondência e a mantém fora da sua mesa.
   • Use uma cesta de “entrada” e “saída” para classificar a correspondência que você já processou e a correspondência que ainda precisa consultar.
   • Você também pode usar uma lixeira ou cesto em sua mesa para classificar a correspondência, se sua mesa for grande o suficiente.

Método 3 de 4: Reduzindo o uso de papel

1. 

   Imprima apenas o necessário para reduzir a desordem. O papel é uma das principais razões para a desordem no escritório. Pense duas vezes antes de imprimir e pergunte a si mesmo se você realmente precisa de uma cópia física desses arquivos. Caso contrário, examine o documento no computador e evite que o papel se acumule em sua mesa.
   • Como um bônus adicional, você economizará dinheiro em papel e tinta de impressora. Também é melhor para o meio ambiente preservar o papel.
   • Se você trabalha em casa, a maior parte do trabalho provavelmente é feita digitalmente de qualquer maneira, portanto, resistir à tentação de imprimir é mais fácil do que se você trabalhasse em um escritório.

2. 

   Livre-se de papéis e livros que você pode acessar online. Com tantos itens digitalizados agora, muitas publicações físicas estão apenas ocupando espaço. Se você regularmente lê artigos, manuais ou relatórios, veja se você pode acessá-los online. Nesse caso, suas cópias físicas não são necessárias. Recicle ou doe-os para liberar espaço.
   • Mude suas assinaturas de revistas ou jornais e contas para apenas digitais. Isso evita que eles se acumulem em seu escritório.
   • Veja se você pode vender ou doar livros antes de se livrar deles. Bibliotecas e instituições de caridade estão sempre em busca de doações.

3. 

   Digitalize papéis importantes e recicle as cópias físicas. Muitas de suas contas e registros podem ser digitalizados. Compre um scanner ou tire fotos de alta qualidade deles e, em seguida, destrua e recicle os originais. Isso reduz o acúmulo de papel em seu escritório.
   • Lembre-se de usar um bom sistema de arquivamento em seu computador para não perder o controle dos documentos. Rotule tudo e coloque os arquivos em uma pasta.
   • Salve documentos confidenciais em sua área de trabalho em vez de usar o armazenamento em nuvem. Eles podem ser hackeados e suas informações podem ser roubadas.

Método 4 de 4: organizando sua mesa e o computador

1. 

   Use cestas ou caixas para organizar seu material de escritório. Canetas, marcadores, grampeadores e fita adesiva podem bagunçar o topo da sua mesa. Arranja uma lata ou caixa para todos esses itens para mantê-los sob controle. Lembre-se de colocar suas ferramentas de escrita de volta lá sempre que terminar de usá-las, para que não se acumulem novamente.
   • Se você tiver vários tipos de canetas ou marcadores e quiser mantê-los separados, use uma caixa com seções para itens diferentes.
   • Você pode dedicar uma gaveta para materiais de escritório maiores, como o grampeador. Isso libera sua área de trabalho para itens de trabalho mais importantes.

2. 

   Afaste os cabos do computador e do telefone. Cabos e fios podem ser um grande motivo para desordem na área de trabalho. Leve-os para sua mesa de uma direção que os mantenha fora do caminho. Os cabos de carregamento, por exemplo, podem ficar atrás de sua mesa para ficar escondidos.
   • Você pode manter os cabos fora do caminho com clipes de velcro que vão ao longo de sua mesa. Compre em lojas de materiais para escritório.
   • Se possível, mude para aparelhos sem fio, como teclado e mouse USB. Isso reduz a quantidade de fios em sua mesa.

3. 

   Combine os ícones da área de trabalho do seu computador. Não se esqueça da área de trabalho do seu computador. Ter toneladas de ícones em todos os lugares pode fazer sua estação de trabalho parecer caótica. Organize o computador criando pastas na área de trabalho e colocando os arquivos nos locais corretos. Sua estação de trabalho ficará muito mais organizada depois.

4. 

   Instalar prateleiras flutuantes acima de sua mesa para mais espaço de armazenamento. Um pouco de espaço de armazenamento extra pode se livrar do seu problema de desordem. Compre um kit de prateleira flutuante em uma loja de ferragens ou construa o seu próprio. Pendure um ou mais acima de sua mesa para obter novas camadas de espaço.
   • Lembre-se de manter as novas prateleiras organizadas. Use-os para armazenamento organizado, não como um lugar para jogar coisas.
   • Prateleiras suspensas também podem ser decorativas. Um vaso ou porta-retratos dão um ambiente agradável ao seu escritório e libera sua mesa para itens mais importantes.

5. 

   Continue limpando regularmente para que o lixo não se acumule novamente. Depois de fazer todo esse trabalho para organizar seu escritório, não deixe que ele fique bagunçado novamente. Limpe e reorganize um pouco regularmente para que seu espaço de trabalho permaneça organizado.
   • Se você precisar de um lembrete para limpar, tente definir um dia a cada mês para ser o seu dia de limpeza.
   • Evite a vontade de deixar coisas sobre sua mesa ou jogá-las na gaveta no final do dia. Coloque tudo de volta em seu devido lugar ou jogue fora se não for importante.

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