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• estágios
• Parte 1 Organize no tempo e no espaço
• Parte 2 Gerenciando email
• Parte 3 Gerenciar o tempo
• Parte 4 Mantendo a saúde física e mental

Neste artigo: Organizando o tempo e o espaçoGerenciando e-mailGerenciando o tempoManter a saúde física e mental15 Referências

Ser organizado é uma qualidade procurada pelos recrutadores, pois é um dos melhores ativos para fornecer um trabalho de qualidade. Muitos funcionários, no entanto, enfrentam dificuldades organizacionais de diferentes graus.Se você faz parte, saiba que existem soluções simples e eficazes. O fornece algumas dicas para facilitar sua vida profissional por meio de uma organização melhor.

estágios

Parte 1 Organize no tempo e no espaço

1. 
   

   
   Grave suas atividades em um jornal. Reserve uma semana para avaliar cada uma de suas atividades à medida que avança. Esta semana típica permitirá que você tenha uma visão geral de suas tarefas diárias. Você será capaz de classificá-los de acordo com o tempo que eles exigem e os objetivos que lhe permitirão alcançar.

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   Determine seus picos de produtividade. Algumas pessoas são mais ativas durante a manhã, enquanto outras são mais eficazes após o almoço. Qualquer que seja o melhor momento para você, aproveite-o para realizar as tarefas mais importantes e complexas.

3. 
   

   
   
   
   Priorize suas tarefas. Tenha o hábito de ter um diário em papel ou em formato digital. Antes de sair à noite ou chegar de manhã, marque as atividades mais importantes: relatório a ser feito em pouco tempo, preparação de um compromisso ... Isso permitirá que você dedique o tempo e a energia necessários para cada tarefa sem dispersá-lo. No entanto, permaneça flexível o suficiente para incorporar novos requisitos em caso de mudança de circunstâncias. Se você não tiver certeza da importância relativa de uma tarefa, peça detalhes ao seu colaborador ou supervisor.

4. 
   

   
   Despache rapidamente pequenas tarefas. Priorizar não significa procrastinar! Em outras palavras, se você tiver tarefas sem importância, mas facilmente realizáveis, não as adie da noite para o dia. Cuide dessas pequenas atividades o mais rápido possível, para que você possa se concentrar nos pontos mais importantes.

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   Organize seu espaço de trabalho. Se você tem um pequeno escritório ou uma sala real, seu espaço deve ser propício para um trabalho eficaz! Um espaço de trabalho bagunçado pode causar estresse e limitar sua produtividade. Não se trata de se tornar um maníaco do banheiro! Você apenas tem o hábito de arrumar sua mesa.
   • Armazene seu espaço de trabalho. Livre-se de todos os arquivos e lixo que estão espalhados pelo seu escritório. Por outro lado, classifique cuidadosamente as partes importantes. Armazene e limpe seu espaço de trabalho assim que tiver a oportunidade: durante um período de atividade, durante um intervalo, entre duas tarefas ...
   • Limpe como você vai. Dessa forma, evite acumular papéis ou restos de comida em sua mesa.
   • Mantenha as coisas na ponta dos dedos: telefone, caneta, bloco de papel ... Organize seu espaço de trabalho para torná-lo o mais funcional possível.

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   Planeje seu dia. Para organizar-se de maneira eficaz, você precisa agendar seus compromissos, mas também todas as outras tarefas profissionais, como ler seu e-mail, escrever relatórios ... Por exemplo, você pode passar um ou dois dias da semana. você e o resto da semana para suas outras tarefas. Não tente preencher períodos vazios a todo custo. Aproveite a oportunidade para relaxar ou pensar em problemas menos imediatos. Esses períodos de baixa atividade também podem prever o esperado.
   • Use um calendário ou calendário. Você pode escolher uma agenda em papel, um calendário eletrônico ou aplicativos como iCalendar ou Google Now.
   • Categorize suas atividades. Por exemplo, você pode classificá-los por tipo (projeto, evento, reunião, intervalo ...) ou por ordem de importância. Escolha um sistema que permita ver rapidamente suas principais atividades.
   • Otimize o uso de ferramentas digitais. Por exemplo, perspectiva pode ser usado como catálogo de endereços, calendário ou lista de atividades a serem executadas. Ao usar a mesma ferramenta para planejar sua vida profissional, você ganha em eficiência.
   • Se possível, delegue parte do seu trabalho. Pode ser difícil carregar um assistente com tarefas atribuídas a você ou solicitar a ajuda de um colega. No entanto, isso permite reorientar as atividades que você pode realizar e otimizar seu gerenciamento de tempo.

Parte 2 Gerenciando email

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   Se possível, agende a leitura do seu email. Algumas postagens podem exigir uma conexão permanente com seus s. Se esse não for o seu caso, não leia seus e-mails até horários programados durante o dia.

2. 
   

   
   Classifique seus e-mails. Marque as conversas importantes e classifique seus e-mails de acordo com a finalidade, o remetente ... Use os recursos oferecidos por perspectiva (pastas e subpastas) ou Gmail (etiquetas).
   • Apague os s conforme eles são processados. Arquive conversas e e-mails importantes que você possa precisar. Ter uma caixa vazia, que foi lida e tratada, pode ser um alívio no final do dia. Se você fizer disso uma regra de ouro, não apresse o processamento de seus e-mails.

3. 
   

   
   Otimize os meios de comunicação. Seja entre colegas ou com parceiros, não se limite a uma conversa por email. A conversa instantânea ou simplesmente o telefone são as soluções preferidas por sua velocidade e contato humano. Eles podem economizar um tempo valioso e economizar o estresse de esperar por sua resposta. Além disso, é mais fácil trocar informações no segmento de uma conversa oral do que por escrito.

4. 
   

   
   Limite interrupções prematuras de trabalho. É essencial fazer pausas durante o dia. Por outro lado, interromper você no meio de uma tarefa para atender o telefone ou um colega que passa por sua mesa quebra o seu horário de trabalho e perde tempo. Sem se isolar completamente, não hesite em fechar a porta ou deixar o telefone na secretária eletrônica. Quando sua tarefa estiver concluída, responda às várias solicitações. Dito isto, não faça uma regra absoluta com o risco de parecer social ou inacessível!

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   Use o computação em nuvem. Essa tecnologia permite armazenar grandes quantidades de informações por meio de um servidor remoto. Portanto, é barato e melhora a acessibilidade dos dados. Assim, você pode trabalhar em qualquer dispositivo, desde que ele tenha acesso à internet. o computação em nuvem pode melhorar a qualidade do seu trabalho e seu gerenciamento de tempo, pois permite que você trabalhe com mais rapidez e eficiência. Esse serviço geralmente está disponível como uma assinatura paga pela empresa. Não hesite em propor o uso desta tecnologia para o seu serviço.

6. 
   

   
   Use os recursos oferecidos pelos mecanismos de pesquisa. Você já pode ter o hábito de gravar e classificar os sites nos seus favoritos de forma pessoal. Não hesite em fazer o mesmo no escritório, especialmente se você tiver seu próprio computador. Por exemplo, sites de parceiros corporativos ou informações gerais são fontes às quais você precisa de acesso rápido.

Parte 3 Gerenciar o tempo

1. 
   

   
   Não tente executar mais de uma tarefa por vez. Em um mundo dominado por tecnologias da informação e comunicação, espera-se que os funcionários estejam sempre disponíveis e respondam a todas as solicitações ao mesmo tempo. Todos os especialistas querem dizer que esse fenômeno de multitarefa leva, ao contrário do que parece, a perda de tempo e qualidade do trabalho. Quando nosso cérebro está saturado de informações, ele não tem tempo para analisar tudo. Assim, executar várias tarefas ao mesmo tempo aumenta o estresse e diminui a capacidade de analisar e se concentrar. Faz mais sentido resolver um problema de cada vez.

2. 
   

   
   Crie sua própria programação. Além de definir uma agenda específica (reunião, evento, reunião ...), é bom ter uma programação geral do seu dia. Isso permitirá prever picos de atividade e períodos de descanso.
   • Algumas atividades, como pensar em um projeto ou estudar o arquivo de um cliente, requerem concentração e análise. Para melhorar sua eficiência, planeje um tempo específico para gastar nesse tipo de atividade. Se você mover arquivos ou projetos, sua capacidade intelectual poderá diminuir, tornando-o menos eficiente. Da mesma forma, tarefas mais tediosas, como ler e-mails ou relatórios, devem ser limitadas no tempo. Caso contrário, você pode se sentir entediado e atrasar ou atrasar a atividade.
   • Permita tempo extra para algumas atividades. De fato, reuniões ou compromissos podem levar mais tempo do que o esperado. Com base na sua experiência, inclua na sua programação um intervalo de tempo superior à duração anunciada do evento.

3. 
   

   
   Você pode usar um alarme. Ele pode lembrá-lo de um evento, sinalizar o fim do tempo alocado para a conclusão de uma tarefa ou simplesmente fornecer um ritmo de trabalho. No entanto, evite tocá-lo inesperadamente, pois isso pode estressá-lo sem torná-lo mais eficiente.

4. 
   

   
   Não realize suas tarefas sem um motivo válido. Lennui, cansaço, o desejo de deixar o escritório mais cedo ... são todos motivos ruins para adiar uma atividade. Procrastinar é um verdadeiro desperdício de tempo e eficiência. No entanto, você deve permanecer flexível. Se ocorrer um evento inesperado (reunião de última hora, revisão de um arquivo urgente ...), observe o que você deve fazer e retome sua atividade mais tarde. Você também pode configurar uma solução alternativa. Por exemplo, se você não puder ir a uma reunião, tente configurar uma chamada em conferência.

Parte 4 Mantendo a saúde física e mental

1. 
   

   
   Faça pausas. Como mencionado no artigo, é imperativo planejar períodos de descanso físico e intelectual. De fato, fazer uma pausa à tarde para fazer o que não tivemos tempo de fazer pela manhã é inútil. A pausa permite que você dê um passo atrás, aprecie o trabalho realizado e troque com os colegas. Além disso, ajuda a organizar e melhorar a produtividade. Se você está sobrecarregado com o trabalho, insira o período de intervalo no seu calendário para não esquecê-lo. Se necessário, planeje um alarme.

2. 
   

   
   Durma o suficiente. Os benefícios do sono sempre foram reconhecidos. No entanto, muitos trabalhadores não dormem o suficiente. Crie uma rotina para ter uma boa noite de sono de sete ou oito horas.

3. 
   

   
   Não se compare aos seus colegas. Todo mundo tem um papel específico que ele apreende de maneira diferente. Um método de organização eficaz para um colega não será necessariamente para você. Você pode discutir as melhores práticas, mas precisa encontrar seu próprio sistema.

4. 
   

   
   Organizar é um processo demorado. Sua programação será estabelecida conforme você trabalha na empresa. Não tente seguir sua agenda a todo custo e seja flexível. Comece com uma organização geral (escritório ordenado, distribuição do tempo entre o trabalho e as férias ...) e depois refine-o gradualmente.