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• estágios
• Parte 1 Prepare seus dados
• Parte 2 Estruture seu relatório
• Parte 3 Usando fórmulas punchy

Neste artigo: Preparando seus dadosEstruturando seu relatórioAplicando fórmulas poderosas17 Referências

Dependendo da importância dos projetos, às vezes é necessário relatar semanalmente, como em projetos de pesquisa, estágios ou no campo do comércio e varejo. Um bom relatório semanal deve permitir que um gerente avalie rapidamente o andamento do projeto.

estágios

Parte 1 Prepare seus dados

1. 
   

   
   Determine o motivo do seu relatório. Para escrever um relatório semanal relevante para sua hierarquia, descubra por que seu gerente precisa de um relatório toda semana. Como isso não pode ser para mantê-lo na sua postagem, segmente a necessidade e você publicará um relatório a cada semana de qualidade.
   • Na maioria das vezes, o objetivo de um relatório é fornecer a situação sobre o andamento do projeto, o que permite aos gerentes tomar decisões com base.
   • Tomando o exemplo de um comércio de peças de reposição, o gerente terá que fazer um relatório semanal de vendas. Este relatório será usado para avaliar as vendas, verificar o reabastecimento, revisar preços ou considerar promoções em determinados produtos.
   • Observe que escrever um relatório toda semana como parte de um estágio ou projeto de pesquisa permite, com seu gerente ou tutor, ver o progresso alcançado para alcançar os objetivos e compartilhar o que você descobriu .

2. 
   

   
   
   
   Conheça seus leitores Para efetivamente executar seu relatório e responder bem à necessidade, é essencial que você conheça seu público. Saiba que, se você não tem idéia de quem lerá seu relatório, não poderá tratar o que for solicitado.
   • É importante saber sobre quem é o relatório, porque você não tratará o assunto da mesma maneira. Por exemplo, qualquer que seja o assunto do relatório, você não usará as mesmas palavras para um público adolescente e para um grupo de especialistas da área com o qual deseja lidar.
   • Ao ter uma idéia de quem lerá seu relatório, você poderá saber quanto do conhecimento deles sobre o assunto com o qual está lidando no seu relatório semanal. Se o seu relatório discutir uma evolução de uma lei do Código do Trabalho e seus leitores pertencerem a um escritório de advocacia especializado em direito do trabalho, você não precisará introduzir a lei e poderá enviar diretamente as alterações à lei. vir. Por outro lado, para esse mesmo assunto, mas com empreendedores preocupados com essa lei e cuja evolução deste último causará grandes mudanças em sua profissão, você terá que aprofundar o assunto.
   • Cuidado, seu tutor ou professor não representa seu público, se você precisar escrever um documento como parte de uma pesquisa, um estágio ou qualquer outro exercício para seus estudos. Para definir o objetivo do seu relatório, observe qual é o objetivo do seu trabalho e considere também a área de seus estudos.

3. 
   

   
   
   
   Identifique os elementos importantes. Seu público-alvo não lerá seu relatório como um todo, mesmo que você se esforce para ser sucinto. Você precisa organizá-lo para que os pontos mais relevantes sejam vistos pelos seus leitores. Coloque os elementos importantes no início do seu relatório para que possam ser lidos pelo seu público.
   • Para uma descrição de um estudo comparativo de três produtos similares, para o qual você deve dar suas conclusões a uma empresa que deseja adquirir o melhor dos três, apresente desde o início o que lhe parecer mais interessante. Em seguida, você pode expandir em seu relatório por que chegou a essa conclusão.
   • Geralmente, a primeira página do relatório apresenta as conclusões, recomendações ou resultados do estudo realizado. O restante das páginas do relatório justifica sua apresentação na primeira página. Seus leitores poderão procurá-los se acharem necessário.

4. 
   

   
   Aceite o feitiço reservado para o seu documento. Em geral, os relatórios semanais são classificados sem leitura. Eles estão lá apenas para acompanhar o andamento da atividade. Portanto, não se preocupe, se seu trabalho não for lido regularmente a cada semana.
   • Tenha cuidado, mesmo que saiba que seu relatório provavelmente não será lido, você não deve diminuir sua qualidade. Não seja negligente com o conteúdo do seu relatório. Mantenha-se factual e relevante. Você deve fazer um trabalho digno da tarefa que lhe foi confiada. Este é um compromisso profissional que você deve respeitar.
   • Apesar de você estar ansioso para escrever um relatório com o nível de suas habilidades, terá que estar atento aos elementos que certamente serão lidos. Portanto, tenha cuidado para ser impecável sobre suas recomendações, conclusões ou resultados que você der.
   • Não imagine que sua hierarquia não leia seus relatórios por falta de interesse ou ociosidade. Um gerente sabe como tomar decisões relevantes, conhecendo os elementos essenciais. Como resultado, um gerente não lê um relatório semanal na íntegra, mas o mantém à mão. Mais tarde, ele pode, por um motivo ou outro, se interessar por determinados pontos mais profundamente.

Parte 2 Estruture seu relatório

1. 
   

   
   Use o modelo de negócios. Não é incomum uma empresa usar seu próprio formato de relatório semanal. Além disso, os gerentes provavelmente estão acostumados a recuperar informações de uma estrutura pré-estabelecida. Ao usar um formato de relatório diferente, você pode atrapalhar o bom andamento das atividades.
   • Observe que a importância do formato do relatório é visível na venda, por exemplo. Um gerente geralmente consulta o gráfico ou a linha que lhe interessa no relatório semanal. Se você decidir não seguir o modelo usado pela empresa, as pessoas que precisarão de informações terão que procurá-lo para encontrar as informações desejadas.
   • Verifique com pessoas que possam saber se existe um modelo de relatório semanal, como assistentes executivos. Portanto, você não precisará construir um modelo. É muito comum que as empresas já tenham um modelo formatado com tabelas, fontes, margens já estabelecidas.

2. 
   

   
   Adapte o envio do relatório. Envie seu relatório, dependendo dos meios utilizados adequadamente. Se você encaminhar seu documento como anexo a um, as informações serão apresentadas de maneira diferente da que você enviar um relatório em papel.
   • Para enviar um relatório, você deverá apresentar um resumo. Assim, todos os que o abrirem serão imediatamente informados sobre o conteúdo do anexo. Este último será aberto apenas para quem quiser ler o relatório.
   • Para a apresentação de um relatório em papel, a primeira página será muito importante para poder saber o que é e para sua classificação. Terá que apresentar um título, até algumas indicações como uma data, o nome do editor e o número de páginas.
   • Independentemente de como você enviar o relatório, será necessário escrever o nome do autor na primeira página, porque as páginas de duas páginas podem ser misturadas com a impressora. A paginação deve estar presente, por exemplo, "X em Y" para permitir que qualquer leitor verifique se ele possui todas as páginas do relatório.
   • É importante que você identifique o nome de cada autor, assunto, semana e paginação em cada página. Você pode inserir essas informações no cabeçalho das páginas do relatório, por exemplo.

3. 
   

   
   Escreva um resumo. No início do seu relatório, escreva um resumo com no máximo dois parágrafos. Lembre-se de colocar frases para evocar cada cabeçalho do seu relatório. Normalmente, se você fizer um resumo bem, o gerente poderá executar as etapas necessárias para ler o relatório sem precisar lê-lo.
   • Escrever o resumo deve ser simples e factual para permitir que cada leitor tenha um bom entendimento rapidamente. Não tente usar palavras muito específicas, mesmo que seus interlocutores as entendam.
   • Escreva seu resumo assim que terminar de escrever seu relatório em detalhes. Você me dirá que é difícil resumir algo que ainda não está escrito. No entanto, você pode ficar tentado a usar os elementos do seu plano de escrita como um resumo. Não faça isso! Acontece que enquanto os elementos de escrita evoluem.

4. 
   

   
   Organize as diferentes partes do seu relatório. Depois de entender qual é a estrutura para escrever seu relatório, desenvolva o plano seguindo os títulos no seu relatório, para que você tenha uma melhor visibilidade da redação do seu documento.
   • Controle a transição de uma parte para outra no seu relatório. Você deve poder alternar de uma parte para outra facilmente. O leitor não deve perder o fio da sua demonstração. Por fim, escreva seu documento levando em consideração o público que você identificou.
   • Normalmente você deve ter no seu relatório: um resumo, uma introdução, recomendações, resultados, debates e conclusões. Você também pode ter uma lista de referências e apêndices para expor elementos com mais precisão, quando necessário. Se o seu documento for longo, você precisará colocar um índice. No entanto, um relatório semanal não deve ser muito longo.
   • Saiba que cada parte do seu relatório precisa lidar com um tópico separado. Os parágrafos que compõem uma parte contêm uma ideia. Portanto, para uma parte que expõe os smartphones que os adolescentes compram, você pode ter um parágrafo para cada marca de telefone. Você pode ter duas partes iguais, uma para meninos e outra para meninas. Lembre-se de colocar títulos explícitos em cada uma das subpartes. Em seguida, faça parágrafos seguindo as marcas para meninas e meninos.

5. 
   

   
   Escreva uma primeira capa. Dependendo da extensão do relatório, pode ser útil escrever uma primeira página com um título, seu nome, sua função e a data, ou uma pequena descrição do objetivo deste relatório. Trata-se de relatórios longos, para os mais pequenos não é necessário fazê-lo.
   • Observe que há uma primeira página com o título, seu nome e outros elementos de identificação para facilitar o arquivamento. Esta informação na capa do relatório não é, portanto, um resumo do conteúdo.
   • Verifique se há um formato padrão para cobertura em sua empresa para relatórios semanais. Caso exista um tipo de primeira página, use-o.
   • Ter pelo menos em sua página de rosto um título explícito, seu nome e o nome dos que participaram da elaboração deste relatório semanal, o nome da empresa também deve aparecer lá, bem como uma data que deve seja o dia da redação ou transmissão do relatório.

Parte 3 Usando fórmulas punchy

1. 
   

   
   Identifique bem suas diferentes seções. Nomeie explicitamente cada parte e subparte, é uma grande ajuda para seus leitores. Você permitirá que seu público encontre rapidamente a parte que lhes interessa em seu relatório semanal.
   • Escreva títulos explícitos, mas sucintos, para as diferentes seções e subseções. Isso será de grande ajuda para seus leitores.
   • Se o seu relatório mostrar compras de smartphones, você pode, por exemplo, fazer uma festa para homens, mulheres e adolescentes. Em cada uma dessas três partes, você poderá criar subseções sobre períodos de compra, tendências e as marcas mais populares.
   • Mantenha o mesmo estilo de escrita para todos os seus títulos. Se você tem o jogo masculino intitulado "Buy Headshot Masculino", você pode ter "Buy Favorite Women's" para o jogo feminino. Não escreva, por exemplo, o título "Compra do sexo feminino" para a parte que lhes diz respeito.

2. 
   

   
   Seja inteligível e sóbrio em suas observações. Escreva frases curtas e suficientes, organizadas em torno de um assunto, seguidas de um verbo e um complemento. Seus leitores verão que você está no controle de seu relatório e confiarão em suas conclusões e recomendações.
   • Depois de terminar de escrever o documento, releia-o e remova o que não for útil. Certifique-se de que cada ação tenha um ator. Para ter certeza de que você não esqueceu um driver para cada operação, pergunte-se quem faz o quê para cada frase que traz uma ação.
   • Apague repetições que sobrecarregam as palavras e expressões faladas, como "para fins de", "para" ou "usar" que são inúteis.
   • Essa maneira de escrever pode parecer pouco atraente para você. Diga a si mesmo que o objetivo do seu relatório não é distrair, mas relatar semanalmente um tópico para permitir que seu público tome decisões.

3. 
   

   
   Seja honesto e verdadeiro no que você escreve. Ao escrever recomendações em seu relatório, verifique se elas se baseiam em fatos verificados e verificáveis. Não dê conselhos sobre uma impressão pessoal, mas sobre fatos específicos com palavras que não trazem dúvidas ao leitor.
   • Não use palavras, adjetivos e expressões que influenciem negativa ou positivamente. Confie em elementos factuais.
   • Você pode ter, por exemplo, um relatório que escreve semanalmente nas vendas de smartphones da sua loja que faz parte de uma rede de lojas. No seu relatório, você pode fazer uma recomendação para que um de seus vendedores tenha uma promoção. Para fazer isso, não tome as coisas com base em um aspecto emocional como "ela é super legal com os clientes", que é subjetiva. Apresente fatos verificáveis ​​como "Ela tem os melhores números de vendas há mais de um ano" para apoiar sua proposta.

4. 
   

   
   Use verbos poderosos. Ao escrever seu relatório, considere usar verbos de ação quando necessário para deixar claro que essa é uma ação. Atenha-se ao uso de verbos fortes que mostram claramente que é uma ação.
   • Prefira verbos eficazes como "use" em vez de "use" para apresentar uma ação a ser executada.
   • Verbos reflexivos são usados, como verbos, para acreditar, pensar, pensar, saber. No entanto, seu impacto é mais fraco que um verbo de ação. Em alguns casos, será mais interessante revisar sua frase com base em uma reflexão, como "Acho que as vendas serão mais importantes no final do ano". Em vez dessa frase, escreva: "lendo os números dos últimos três anos, as vendas serão maiores nos últimos dois meses do ano". Certifique-se de apoiar seus comentários sobre fatos comprovados.
   • Procure escrever que traga ações. Revise seu relatório e remova tantas preposições e palavras que terminam em "ion", que você pode substituir por verbos de ação. Assim, "consenso de opinião" pode ser substituído por "consenso" e assim como "proteger" é mais interessante do que a expressão "fornece proteção".

5. 
   

   
   Espalhe o máximo possível o uso da voz passiva. Quando você usa a voz passiva, oculta o ator e destaca a ação. Segundo o cone (diplomático, político), a voz passiva é um trunfo. No entanto, dá um e menos claro e traz alguma confusão.
   • Saiba que a voz ativa possibilita apresentar o ator de uma ação realizada e, aos olhos de um leitor, o piloto de uma ação é claramente identificado. Para ter uma idéia melhor, considere, por exemplo, um artigo de jornal sobre o resgate de uma criança por afogamento. Se a informação for apresentada assim: "a criança que se aventurou muito longe não poderia mais voltar à praia. Impulsionado pela corrente, ele se cansou rapidamente. Finalmente, ele foi salvo de um afogamento que se aproximava. Nesta passagem, entendemos que a criança foi salva, mas não sabemos quem executou essa ação. Ao mudar, a última frase, assim: "finalmente, o supervisor de banho, Pierre Kicoul, reage rapidamente e foi buscar a criança antes que ela se afogue", vemos imediatamente quem é o autor do ato de bravura.
   • Observe que a voz ativa é importante para apresentar ações que podem ter efeitos negativos. No seu relatório, se você notar que "ocorreram erros", o gerente que lerá isso desejará conhecer o autor do delito para poder cortá-lo, se necessário. Observe que, se você fez alguma coisa estranha, está na moda dizer isso. Além disso, sabe-se que qualquer falha é meio perdoada.
   • Se você deseja excluir as frases que estão na voz passiva, localize os verbos "a serem" e determine a ação na frase. Em seguida, identifique o ator e reformule a frase para apresentá-la.

6. 
   

   
   Use a melhor apresentação de acordo com as informações. Em um relatório, é muito útil usar tabelas ou gráficos para transmitir determinadas informações. Essa maneira de se comunicar com os dados geralmente é muito mais eficaz do que um parágrafo que os apresentaria.
   • Pegue a ferramenta visual correta em seu relatório para apresentar elementos ao seu público e esse deve ser um dos objetivos a serem alcançados ao escrever seu relatório.
   • Você pode, por exemplo, ilustrar com um histograma a evolução das vendas de smartphones para a mesma semana, mas em anos diferentes. Para o leitor, as informações fornecidas em forma gráfica serão muito mais fáceis de entender do que se você as tivesse apresentado em uma tabela na qual ele deveria ter revisado os números para ver as diferenças. Enquanto o gráfico permite ver imediatamente a situação.
   • Entenda que o objetivo é capturar imagens mais rapidamente quando elas são bem apresentadas. Verifique se seus dados estão bem apresentados e posicionados corretamente nas páginas. Use gráficos e tabelas somente quando eles suportarem suas conclusões e recomendações.

7. 
   

   
   Não use chavões. Dependendo do setor ou do local de trabalho, há jargões ou expressões que são comumente usadas. Não tente repeti-los no seu relatório, pois eles não ajudarão a passar o que você deseja transmitir no seu relatório semanal.
   • Faça uma lista das palavras mais usadas no seu setor. Depois de terminar de escrever o seu relatório, procure essas palavras no seu relatório para substituí-las quando for útil.
   • Pense no seu público, se você usar muitas palavras conectadas, isso não significa necessariamente que você está informado sobre seu setor. Pode até ser o oposto. Observe que os funcionários que geralmente são mais velhos do que você viu chegam e deixam muitas chavões. Portanto, é melhor evitar usar palavras que não demonstrem seu valor e que possam fazer você parecer preguiçoso ou tentar ser visto.
   • Certifique-se de não usar palavras muito sofisticadas. Qualquer que seja o nível de especificidade ou tecnicidade do seu setor de atividade, torne simples e claro. Portanto, para um relatório sobre a evolução de uma lei, não use todos os termos legais em seu documento.

8. 
   

   
   Faça uma revisão. Lembre-se de terminar seu relatório com antecedência suficiente para poder lê-lo novamente. Se você tiver muitos erros gramaticais e de digitação, além de perturbar o leitor, refletirá uma imagem ruim de si mesmo.
   • Use o verificador ortográfico e gramatical do seu software de processamento eletrônico, mas não espere que ele corrija todos os erros. Essa ferramenta permanece perfeita. Omitirá erros de greve, por exemplo "amêndoa" em vez de "fino" (homofone).
   • Reproduza do final do seu relatório até o início. Essa técnica ajudará você a detectar erros que você não veria na outra direção por causa do hábito do sujeito. Você pode omitir as palavras que seu cérebro daria a você enquanto elas não estão em e. Essa técnica de revisão pode ajudar a superar esses problemas.
   • Leia seu documento em voz alta. Ao ler seu relatório, você poderá ver se há partes nas quais a leitura não é fluida ou que a mudança de sentenças não traz a idéia como você a imaginou. Seus leitores terão o mesmo problema, refaça essas partes para que "pareça melhor" no ouvido.