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• estágios
• Parte 1 Comece a carta
• Parte 2 Escreva o corpo da carta
• Parte 3 Conclua a carta
• Parte 4 Completando a carta

Neste artigo: Comece a cartaReduza o corpo da cartaPreencha a cartaEncontre a carta14 Referências

Você precisa escrever uma carta comercial? Em geral, esses tipos de letras seguem uma estrutura conhecida e fácil de aplicar que se adapta a uma variedade de conteúdos. Uma carta comercial deve sempre estar datada. Além disso, deve conter alguns parágrafos e informações sobre o remetente e o destinatário. Escreva o seu e faça as alterações necessárias, se necessário, para cumprir os padrões estabelecidos pela sua empresa.

estágios

Parte 1 Comece a carta

1. 
   

   
   Familiarize-se com o layout. Qualquer que seja o conteúdo da sua carta, você deve aplicar certas regras de apresentação. As cartas comerciais devem ser digitadas. Use um tipo de letra comum como "Arial" ou "Times New Roman". Se possível, escolha parágrafos preenchidos, o que equivale a iniciar cada novo parágrafo pressionando a tecla duas vezes. entrada e não se entregue.
   • Deixe uma margem de 2,5 cm nos quatro lados.
   • Uma carta comercial digital deve ser composta usando uma fonte comum. Em um email profissional, evite usar letras cursivas ou e em cores que não sejam preto e branco.

2. 
   

   
   
   
   Escolha um papel adequado. O e deve ser impresso em uma folha de tamanho A4. Se você mora nos Estados Unidos, use papel tamanho carta, 216 mm × 279 mm ou 8,5 "× 11". Alguns contratos grandes podem ser impressos em folhas de tamanho ofício (216 mm × 356 mm).
   • Se você imprimir uma carta para enviá-la, considere usar papel com a cabeça da empresa. Isso dará à sua carta um toque oficial, pois o leitor verá o logotipo e as informações de contato da sua empresa.

3. 
   

   
   Digite as informações sobre a empresa. Digite o nome e o endereço da empresa, escrevendo cada item do endereço em uma linha separada. Se você estiver trabalhando em seu próprio nome, adicione seu nome no lugar do nome da empresa ou acima.
   • Se sua empresa tiver um cabeçalho pronto para uso, você poderá usá-lo em vez de digitar os dados sozinho.
   • Se você inserir o endereço, justifique-o à esquerda ou à direita na parte superior da página, dependendo de suas preferências ou das instruções da empresa.
   • Se você enviar a carta para o exterior, escreva o nome do país em maiúsculas.

4. 
   

   
   
   
   Indique a data. Para mais rigor, escreva a data completa. Por exemplo: "1 de abril de 2012". Em uma carta apresentada em francês, o local e a data devem aparecer no canto superior direito da página.
   • Se a escrita da sua carta durou vários dias, indique a data em que você terminou a carta.

5. 
   

   
   Adicione as informações do destinatário. Digite o nome completo do destinatário, o título, se aplicável, o nome e o endereço da empresa. Esta informação deve aparecer nesta ordem, com cada item em uma linha separada. Se aplicável, inclua um número de referência. Em uma carta apresentada aos franceses, as informações sobre o destinatário devem estar listadas à direita, algumas linhas abaixo da data.
   • Para receber uma resposta diretamente, é desejável endereçar a carta a uma pessoa específica. Faça uma pequena pesquisa, se você ignorar o nome do destinatário. Entre em contato com a empresa para descobrir o nome e o título da pessoa em questão.

6. 
   

   
   Escolha um formulário de chamada. Esta fórmula serve para expressar seu respeito ao destinatário. Você escolherá sua fórmula dependendo se conhece ou não seu vizinho. Você também considerará o grau de familiaridade ou formalismo do seu relacionamento. Examine as opções na lista a seguir.
   • Use a expressão "Para quem de direito:" unicamente se você não souber exatamente a quem dirigir sua carta.
   • Se o seu relacionamento com o destinatário for superficial, é melhor usar "Senhor" ou "Senhora" para evitar coisas estranhas.
   • Você também pode indicar o título do destinatário, por exemplo: "Sr. Diretor".
   • Se você conhece o destinatário muito bem e se seus relatórios são familiares, você pode usar uma fórmula mais pessoal, como "Minha querida Suzanne".
   • Se você tiver alguma dúvida sobre o sexo do destinatário, use a fórmula: "Senhoras, senhores".
   • Não esqueça de colocar uma vírgula após a chamada ou fórmula de dois pontos (:) após a expressão "Para quem está certo".

Parte 2 Escreva o corpo da carta

1. 
   

   
   Adote um tom apropriado. Segundo um ditado conhecido, tempo é dinheiro e a maioria dos empresários odeia perder tempo. Portanto, sua carta deve ser escrita em um tom curto e preciso. Facilite a leitura indo direto ao ponto e começando com um parágrafo conciso.Por exemplo, você sempre pode começar com uma frase como esta: "Estou escrevendo sobre ...".
   • Evite transições floridas, palavras pomposas ou frases longas e sinuosas. Em vez disso, procure o mais básico o mais rápido e claramente possível.
   • Adote um estilo convincente. Muito provavelmente, seu objetivo é convencer o leitor a fazer algo, mudar de idéia, corrigir um problema, pagar uma conta ou tomar uma ação. Então, exponha seu ponto de vista com convicção.

2. 
   

   
   Use pronomes pessoais É perfeitamente correto usar em uma carta comercial pronomes pessoais Eu, nós e você. Quando se trata, use o pronome pessoal Eu. Você usará o pronome pessoal, você para falar sobre o destinatário.
   • Tenha cuidado ao escrever uma carta em nome de uma organização. Se você apresentar o ponto de vista da empresa, deverá usar o pronome pessoal nós. Assim, o leitor saberá que é sobre o ponto de vista da empresa. Se você expressar sua própria opinião, use Eu .

3. 
   

   
   Seja claro e conciso. Informe seu leitor precisamente sobre o assunto de seu discurso, porque ele responderá rapidamente apenas se sua carta for clara como água de rocha. Em particular, você deve indicar sem ambiguidade se deseja que o destinatário lhe dê algo ou atue em uma determinada direção. Explique sua posição o mais breve possível.

4. 
   

   
   Use a voz ativa. Ao descrever uma situação ou ao fazer uma solicitação, certifique-se de usar a voz ativa em vez da voz passiva. Seu risco de ser ambíguo ou impessoal, se expresso na voz passiva. Além disso, a voz ativa é mais simples e vai direto ao ponto. Aqui estão dois exemplos.
   • Maneira passiva: "Seus óculos de sol não foram projetados ou fabricados com a força em mente. "
   • Active Way: "Sua empresa projeta e fabrica óculos de sol sem prestar atenção à sua força. "

5. 
   

   
   Relaxe se necessário. As cartas são escritas por pessoas para outras pessoas. Evite cartas comuns o máximo possível, porque você não conseguirá estabelecer um relacionamento com alguém enviando uma carta estereotipada. No entanto, evite expressões coloquiais ou gírias, como "deve ser dito" para "deve ser admitido" ou "dinheiro" para "dinheiro". Mantenha um estilo profissional, mas amigável e amigável.
   • Se você conhece muito bem o destinatário, é possível incluir uma fórmula gentil para expressar seus cumprimentos.
   • Use o bom senso para determinar os aspectos de sua personalidade que você revelará. Às vezes, um pouco de humor realmente facilita o relacionamento comercial, mas tenha cuidado antes de contar uma história.

6. 
   

   
   Seja cortês. Você deve ser, mesmo se escrever uma reclamação ou uma carta de reclamação. Examine a posição do destinatário e ofereça a ele, em um tom agradável e afável, fazer o que puder dentro de limites razoáveis.
   • Por exemplo, uma queixa indelicada poderia ser escrita da seguinte forma: "Acho que seus óculos de sol são tão ruins que decidi não comprar mais. Por outro lado, uma reivindicação cortesa seria assim: "Estou decepcionado com seus óculos escuros e decidi estocar outros fornecedores no futuro. "

7. 
   

   
   Use um segunda página no cabeçalho das suas páginas extras. A maioria das cartas comerciais deve ser concisa o suficiente para caber em uma página. Mas se sua carta for mais longa, como um contrato ou conclusões legais, você poderá precisar de páginas adicionais. Use um segunda página cabeçalho, feito do mesmo papel da primeira página, mas geralmente com um endereço abreviado.
   • Escreva o número da página na segunda e nas páginas subseqüentes na parte superior da página. Você também pode incluir o nome do destinatário e a data.

8. 
   

   
   Amarre tudo. No último parágrafo, resuma os pontos que você abordou no corpo da carta e indique claramente seu plano de ação ou o que espera do destinatário. Sugira que ele entre em contato com você se tiver alguma dúvida ou preocupação a expressar. Agradeça ao destinatário pela atenção que ele ou ela deu à carta ou pergunta em consideração.

Parte 3 Conclua a carta

1. 
   

   
   Escolha um formulário de cortesia. Na conclusão, como nas formas de apelação, é mostrar respeito e formalismo. Você pode escolher, sem correr o risco de enganar a si mesmo, uma fórmula como: "por favor, acredite (senhor) para garantir minha consideração distinta" ou "eu imploro que você expresse (senhor) a expressão de meus sentimentos devotados. Da mesma forma, se for um email, considere usar frases como "cordialmente", "respeitosamente" ou "sinceramente", que são menos formais, mas aceitáveis.

2. 
   

   
   Assine a carta. Pule cerca de quatro linhas antes de assinar sua assinatura. Imprima sua carta antes de assiná-la. É melhor usar tinta azul ou preta. Se você enviar sua carta por email, digitalize sua assinatura e coloque a imagem na parte apropriada da carta.
   • Se você assinar a carta em nome de outra pessoa, escreva "p. p. : »Antes da sua assinatura. Essa é a abreviação da expressão "por proxy", que significa "em vez de" ou "em nome de".

3. 
   

   
   Digite seu nome e informações de contato Sob sua assinatura, digite seu nome, título, número de telefone, endereço de e-mail ou outras informações de contato aplicáveis. Escreva cada item em uma linha independente.

4. 
   

   
   Adicione as iniciais do datilógrafo. Se a carta foi digitada por alguém que não seja o autor, você pode adicionar as iniciais dessa pessoa sob o bloco de assinaturas. Às vezes, algumas empresas pedem para incluir as iniciais do autor da carta para encontrar mais facilmente as pessoas que participaram do desenvolvimento da carta.
   • Se você encontrar apenas as iniciais do datilógrafo, escreva-as em minúsculas, por exemplo: mj.
   • Se você incluir o autor, use letras maiúsculas enquanto mantém as iniciais do digitador em minúsculas, por exemplo: RW: mj. É possível separar as duas iniciais por uma barra, por exemplo: MW / mj.

5. 
   

   
   Indique os anexos. Se você anexou peças à sua carta, escreva a natureza dessas peças, algumas linhas sob suas coordenadas, especificando o número e o tipo de peças. Por exemplo, escreva: "Anexos (2): um formulário, um folheto".
   • Você também pode abreviar a expressão "Anexos" escrevendo "P. j".

6. 
   

   
   Digite os nomes dos destinatários. Se você enviar uma cópia da carta para outra pessoa, deve mencioná-la na carta, escrevendo a abreviatura "cc" sob a linha "Anexos", seguida do nome e título da pessoa. Esta abreviação significa "cópia de cortesia". É também a abreviação da expressão "cópia verdadeira", quando as letras foram digitadas com papel carbono.
   • Por exemplo, escreva: "cc: Marie Martin, Diretora de Marketing".
   • Se você adicionar mais de um nome, alinhe o segundo nome com o primeiro, mas sem o "cc:"

Parte 4 Completando a carta

1. 
   

   
   Corrija a letra. O layout é um elemento-chave para refletir seu profissionalismo. Mas você deve corrigir seus erros para provar ao destinatário que é capaz e responsável. Execute a verificação ortográfica do seu software de processamento eletrônico, mas também leia sua carta cuidadosamente antes de enviá-la.
   • Verifique se a carta é clara e concisa. Existem parágrafos que contêm mais de três ou quatro frases? Se for esse o caso, tente remover frases desnecessárias.
   • Se a carta for extremamente importante, peça a um de seus amigos ou colega que a leia. Às vezes, uma nova aparência pode detectar erros ou erros que você pode não perceber.

2. 
   

   
   Não risque sua carta. Se você tiver várias páginas, não as grampeie. Se quiser manter suas páginas em ordem, você pode anexá-las com um clipe de papel superior esquerdo.

3. 
   

   
   Publique a carta. Se você enviar a carta pelo correio, use um envelope de tamanho comercial. Se possível, pegue um envelope com o logotipo da empresa. Registre adequadamente o endereço do remetente e do destinatário. Dobre a letra ao meio, para que o destinatário desdobre primeiro a aba superior e depois a aba inferior. Certifique-se de receber o suficiente de sua carta antes de enviá-la.
   • Se você acha que sua escrita está confusa e não reflete sua competência profissional, digite os endereços usando o software de processamento de e-mail e imprima-os no envelope com a impressora.
   • Se a carta for extremamente importante ou urgente, considere entregá-la por um serviço.
   • Se você deseja enviá-lo por email, converta-o para o formato "HTML" ou PDF para manter a formatação. No entanto, é melhor enviar a carta impressa em papel.