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Gerentes e líderes de equipe eficazes monitoram ativamente seus funcionários de várias maneiras para garantir que os de baixo desempenho sejam rapidamente disciplinados e os de alto desempenho sejam recompensados. O monitoramento de funcionários também pode ajudá-lo a identificar áreas onde os funcionários estão perdendo tempo ou recursos da empresa em assuntos privados. Com o software correto, você pode bloquear sites que são inadequados ou não aplicáveis ​​às operações comerciais. Monitorar os funcionários com sucesso, sem causar atritos desnecessários no escritório, deve ser o objetivo de qualquer gerente eficaz.

Passos

Método 1 de 4: Definindo as expectativas

1. 

   Crie uma explicação por escrito de suas políticas. Suas políticas só serão eficazes se forem explicadas em termos claros em um manual ou guia do funcionário. Este guia deve ser facilmente acessível a todos os funcionários e definir quais são suas políticas e o que será feito caso elas não sejam seguidas. Para qualquer política de monitoramento que você tenha, como monitoramento de internet ou telefone, você pode também querer explicar o processo de pensamento que levou a suas políticas. Explicar por que você está fazendo isso pode ajudar a reduzir a desconfiança dos funcionários causada pelo monitoramento de suas atividades.
   • Estabeleça políticas claras sobre cronometragem, horas faturáveis ​​(se aplicável), chamadas telefônicas pessoais e uso pessoal da Internet no trabalho. Incentive os funcionários a fazer pausas fora do horário, quando apropriado.

2. 

   
   
   Certifique-se de que os funcionários estejam cientes dessas políticas. Se qualquer tipo de monitoramento estiver ocorrendo além do check-in padrão em andamento, como se você estiver usando monitoramento por telefone ou internet, você deve informar seus funcionários diretamente. Faça uma reunião ou envie um e-mail em massa para explicar as mudanças na política de monitoramento e explicar exatamente quando e como as informações serão gravadas, salvas e excluídas.
   • Em alguns estados, como Connecticut e Delaware, você é legalmente obrigado a informar seus funcionários sobre qualquer monitoramento de internet.
   • Mesmo que você não seja obrigado a informar seus funcionários sobre o monitoramento, pode haver reação se você não contar a eles e eles descobrirem por conta própria.

3. 

   
   
   Siga exatamente as diretrizes disciplinares. Quando um funcionário deixar de seguir suas políticas, certifique-se de que a ação disciplinar declarada para essa infração seja executada. Certifique-se de aplicar as políticas igualmente a todos os funcionários. Seja claro sobre suas intenções. Documente a ação disciplinar e faça com que o funcionário assine planos disciplinares. Se você deixar de seguir essas diretrizes de maneira adequada, os funcionários acreditarão que suas políticas cuidadosamente definidas não serão realmente aplicadas.

4. 

   
   
   Mantenha suas políticas dentro do razoável. Não verifique com muita frequência nem institua políticas de internet excessivamente limitantes. Um chefe intrometido pode diminuir o moral e deixar os funcionários nervosos. Concentre-se nos resultados, ao invés do processo. Se um funcionário está produzindo um bom trabalho e trabalha bem em equipe, não penetre muito nos detalhes.
   • Dê mais liberdade ao seu pessoal de nível superior. Embora possa ser apropriado dar a um assistente temporário ou administrativo que tem pouco investimento em sua empresa um computador que enfrente um espaço aberto que você possa monitorar, a equipe de nível superior espera confiança.
   • A liberdade para fazer o trabalho à sua maneira provavelmente tornará o pessoal de nível superior mais produtivo, e não menos.

Método 2 de 4: avaliando a produtividade

1. 

   Verifique seus funcionários. De vez em quando, verifique com a equipe em seu próprio escritório em um horário não programado. Se um membro da equipe frequentemente "clica para longe" de uma janela quando você entra ou desliga o telefone, talvez seja necessário expressar alguma preocupação. Assistir aos funcionários pessoalmente também pode ajudá-lo a fazer críticas construtivas ao trabalho deles.

2. 

   Peça uma explicação sobre o que um funcionário está trabalhando. Uma maneira simples de manter os funcionários responsáveis ​​é manter conversas regulares com eles sobre como está indo seu trabalho. Pergunte o que eles fizeram desde sua última conversa, fazendo mais perguntas e avaliando suas respostas à medida que a conversa se desenvolve. Peça detalhes e evidências tangíveis dos resultados.

3. 

   Faça os funcionários documentarem seu próprio trabalho. Faça com que seu funcionário registre o andamento do trabalho em registros de atividades, listas de verificação ou relatórios de andamento. No entanto, os relatórios não devem ser excessivamente onerosos ou "atarefados", mas devem encorajar os membros da equipe e a gerência a se manterem em contato e na mesma página. Não tenha medo de pedir a prova de trabalho descrita em um relatório ao falar com o funcionário.

4. 

   Avalie os trabalhos em andamento. Se você está preocupado com a produtividade, peça uma prova concreta de desempenho que seja mensurável e com prazo determinado. Se um funcionário for um líder de projeto, estabeleça marcos, mas também peça planos e cronogramas para o projeto. Verifique com a outra equipe se todos os membros da equipe do projeto estão se comunicando. Acompanhe pessoalmente o progresso de projetos de longo prazo e avalie sua precisão e integridade.
   • Por exemplo, você pode monitorar as entradas de dados de um funcionário designado para gerenciar um banco de dados. Você pode avaliar a oportunidade das entradas, sua precisão e sua adesão às diretrizes da empresa.

5. 

   Pergunte aos outros sobre as interações dos funcionários. Pergunte a fornecedores, clientes e outros funcionários sobre suas interações com um determinado funcionário para obter uma imagem de como esse funcionário está se comportando. No entanto, você precisa de uma maneira de aumentar a objetividade dessas observações para que os funcionários não sejam representados injustamente. Ao solicitar essas informações, peça detalhes sobre a interação em vez de impressões. Peça descrições das interações em vez de avaliações. E sempre mantenha a mente aberta; você nunca sabe quando um funcionário está sendo deturpado.

Método 3 de 4: Monitorando Atividade Online

1. 

   Escolha o software de monitoramento. O software de monitoramento pode ser configurado de várias maneiras. A primeira coisa a considerar é configurar um sistema completo com um servidor. Isso incluirá proteção antivírus e malware e também monitoramento de funcionários. Se você não tem uma equipe de TI para manter o equipamento, pode usar um serviço baseado em nuvem como o Trend Micro Business Security ou Symantec Cloud para obter esses serviços. Esses serviços não são extremamente caros; espere pagar cerca de US $ 150 por ano.
   • Se você estiver apenas tentando rastrear o uso da web por funcionários e bloquear alguns sites, um pacote de software mais simples será suficiente. Este serviço será mais barato e permitirá que você monitore e filtre páginas da web, visualize pressionamentos de tecla e capture imagens. Por exemplo, Interguard Sonar fornece esses serviços.
   • Em alguns casos, você pode até conseguir sistemas rudimentares de rastreamento gratuitamente. Por exemplo, o ActivTrak monitora o tráfego da web do sistema e produz um relatório mensal para você.

2. 

   Bloqueie sites prejudiciais ou inadequados. Os empregadores têm o direito de monitorar quais páginas da web seus funcionários visitam e de bloquear sites que eles considerem sem importância para as operações comerciais, inadequados ou potencialmente prejudiciais. Principalmente, os empregadores bloqueiam determinados sites para garantir que os funcionários sejam produtivos, como bloquear o Facebook ou sites de negociação de ações que os distraem, ou para garantir que os funcionários não assediem colegas de trabalho ou cometam espionagem corporativa.
   • Os empregadores também podem bloquear sites considerados pornográficos ou de ódio.
   • Alguns pacotes de monitoramento permitem definir limites de tempo em certos tipos de sites, por exemplo, permitindo um determinado período de tempo todos os dias em sites de mídia social.
   • Quando você perceber que seus funcionários estão visitando um site não relacionado ao trabalho com frequência, bloqueie esse site e envie um e-mail lembrando-os de que estão em horário comercial.

3. 

   Monitore o e-mail. Monitorar e-mails é mais difícil para os empregadores justificarem. Antes de ler os e-mails de qualquer funcionário, ele deve ser notificado sobre a política que permite a leitura de seus e-mails. Além disso, o empregador geralmente precisa de um motivo para a suspeita que o levou a ler os e-mails, como um incidente documentado com aquele empregado. Também é difícil para os empregadores justificar a leitura de e-mails se eles alegaram originalmente que os e-mails serão confidenciais.

4. 

   Certifique-se de estar em conformidade com a lei. Certas medidas de monitoramento podem interferir no direito de seus funcionários à privacidade. Consulte um advogado trabalhista antes de instalar o software de monitoramento. Certifique-se de que haja documentação escrita sobre o software que os funcionários assinaram e que todos entendam para que serve o software.

Método 4 de 4: Instituindo Outros Tipos de Monitoramento

1. 

   Grave conversas telefônicas. A lei federal permite que os empregadores monitorem as conversas telefônicas dos funcionários. No entanto, isso só é verdadeiro para chamadas relacionadas a negócios, como aquelas com clientes ou fornecedores. Geralmente, o empregador não tem permissão para monitorar chamadas pessoais e deve parar de gravar e monitorar a chamada quando perceber que é pessoal. A única exceção é se as chamadas telefônicas pessoais forem expressamente proibidas pela política do local de trabalho.
   • A gravação e o monitoramento das mensagens de voz devem ser feitos apenas com justificativa, como uma suspeita documentada de má conduta.
   • As conversas telefônicas podem ser gravadas usando toques de telefone ou um sistema de gravação eletrônico. Em alguns casos, isso pode ser vinculado a outro software de monitoramento.

2. 

   Configure a vigilância por vídeo. Normalmente, as empresas usam vigilância por vídeo para desencorajar os clientes de roubar produtos. No entanto, algumas empresas também usam vigilância por vídeo para garantir que os funcionários sejam produtivos e não violem as políticas da empresa. Monitorar os funcionários dessa forma pode fornecer evidências imparciais da má conduta do funcionário e também pode motivá-los a trabalhar com mais diligência. No entanto, a sensação constante de estar sendo vigiado pode deixar os funcionários desconfortáveis ​​e levar a um declínio do moral. Por esses motivos, considere cuidadosamente os prós e os contras antes de usar a vigilância por vídeo.
   • Em muitos estados, a vigilância por vídeo também é cuidadosamente regulamentada por leis estaduais. Verifique as leis do seu estado antes de implementar este tipo de monitoramento.
   • Gravar funcionários em determinadas atividades, como usar o banheiro ou se trocar, é sempre ilegal e pode resultar em penalidades criminais.

3. 

   Rastreie a localização de seus funcionários. Certos aplicativos, como Xora e TSheets, permitem que os empregadores rastreiem o movimento dos funcionários por meio de seus smartphones. Isso normalmente é usado para ponto de entrada ou saída e é legal se o funcionário der consentimento. No entanto, alguns funcionários são monitorados 24 horas por dia, 7 dias por semana, usando o software, o que poderia lhes dar base legal para processar seus empregadores por violação de privacidade. Se você implementar esse tipo de política, consulte um advogado para certificar-se de que está fazendo isso legalmente.
   • Empresas de transporte marítimo ou dirigidas também podem usar rastreadores em veículos para garantir que os motoristas permaneçam na rota. Esta é uma prática comum e geralmente aceitável.

Perguntas e respostas da comunidade

Estou gerenciando uma equipe de 4 membros. Qual ferramenta de controle de tempo você recomendaria?

Eu gostaria de recomendar o WebWork tracker. Estou usando para minhas necessidades de monitoramento de equipe já há 7 meses. É muito fácil de usar e tem muitos recursos úteis, como níveis de atividade, capturas de tela, relatórios, faturas e assim por diante. Ainda mais, é mais acessível em comparação com outros aplicativos.

Como posso fazer relatórios diários?

Você pode experimentar um software de monitoramento e gerenciamento multifuncional. Ele coletará o resumo do trabalho diário de todos os funcionários e exportará um relatório diário, semanal ou mensal que você pode verificar ou baixar.

A empresa estabeleceu uma política segundo a qual todos os funcionários devem registrar o ponto de saída ao ir para o campo ou fora do escritório, e o ponto de entrada quando voltar. Como posso lidar com esse problema se a equipe se recusar a fazer isso?

É difícil forçar seus funcionários a fazer isso, então por que você não usa outra maneira de atingir seu propósito? Você pode tentar um software de monitoramento. Ele pode registrar automaticamente a hora de logon e logoff do computador, de forma que seja a hora de entrada e saída que você deseja registrar. Caso contrário, você pode ameaçar seus funcionários de que eles não serão pagos com precisão se não usarem o sistema com precisão, mas você terá que ser antecipado para garantir isso. Certifique-se de publicá-lo legalmente e dê aos seus funcionários tempo suficiente para se ajustarem.