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As empresas e organizações sem fins lucrativos criam políticas de conflito de interesses para garantir que os membros do conselho, funcionários e gerentes não busquem ganho pessoal enquanto trabalham para a organização. Por exemplo, um membro do conselho com uma empresa paralela pode oferecer seus serviços para aluguel para a organização. Isso cria um conflito - o membro do conselho está contratando a si mesmo porque é do interesse da organização ou de seu próprio interesse? A maioria dos contratos e políticas da empresa incluem uma declaração de conflito de interesses para proibir qualquer atividade que possa levar a um conflito. Uma política básica de conflito de interesses deve explicar o que se qualifica como um conflito e as etapas que sua organização executará para analisar o conflito. Você também deve criar um formulário de divulgação de conflito para os funcionários preencherem.

Passos

Parte 1 de 4: Iniciando sua Política de Conflito de Interesses

1. 

   
   
   Encontre exemplos de políticas. Organizações sem fins lucrativos podem perder seu status de organizações sem fins lucrativos se não tiverem uma política de conflito de interesses adequada. O IRS costumava publicar uma política de amostra. No entanto, você ainda pode encontrar cópias na Internet baseadas no exemplo do IRS. Você deve encontrar um e usá-lo como um guia ao elaborar o seu próprio.

2. 

   
   
   Declare o propósito da política. Antes de entrar nos detalhes da política em si, você deve explicar o propósito de sua adoção. Geralmente, você adotará uma política de conflito de interesses para manter a integridade e proteger os interesses da organização.
   • Por exemplo, você pode escrever algo como o seguinte: “Nossa organização se esforça para manter os mais altos padrões de integridade e é vital que o público confie em nosso compromisso. Conseqüentemente, qualquer aparência de conflito deve ser evitada. Para manter nossa integridade e credibilidade, adotamos a seguinte política. ”
   • Se você for uma organização sem fins lucrativos, pode escrever algo como: “O objetivo desta política é proteger o status de isenção de impostos da Organização ao contemplar uma transação ou acordo que poderia beneficiar um executivo, diretor ou funcionário.Esta política tem como objetivo complementar, mas não substituir, quaisquer leis estaduais e federais aplicáveis ​​que regem conflitos de interesse que se aplicam a organizações sem fins lucrativos. ”

3. 

   
   
   Identifique quem tem o dever de divulgar. Seja claro sobre quem está coberto pela apólice. Por exemplo, você pode escrever uma política de divulgação para seu conselho de diretores e outra separada para seus funcionários.
   • Você pode chamar essa pessoa de “pessoa interessada” em toda a política.
   • Alternativamente, você pode definir “pessoa interessada” em sua seção de definição.

4. 

   Inclui definições. Você precisa definir claramente certos termos que são usados ​​em seu documento, de modo que não haja dúvidas sobre a que você está se referindo. Forneça definições para todos os termos-chave, incluindo o seguinte:
   • “Pessoa interessada”: Você pode definir isso da seguinte forma: “Qualquer diretor principal, diretor ou membro de um comitê com poderes delegados por um conselho de administração, que tenha um interesse financeiro direto ou indireto, conforme definido abaixo.”
   • “Interesse financeiro”: você provavelmente definirá isso de forma ampla. Por exemplo, "Uma pessoa tem um interesse financeiro se tiver, direta ou indiretamente, qualquer propriedade potencial ou real, acordo de compensação ou investimento em qualquer entidade com a qual a Organização tenha uma transação ou acordo."
   • “Membro imediato da família”: geralmente significa cônjuge ou companheiro e filhos. Você pode defini-lo de forma mais ampla.

Parte 2 de 4: Explicando como os conflitos são gerenciados

1. 

   Crie o dever de divulgar. Declarar que as pessoas interessadas têm o dever de divulgar conflitos de interesse. Identifique também a quem eles devem divulgar seu conflito potencial.
   • A linguagem de exemplo pode ser: “Uma Pessoa Interessada deve divulgar a existência de um Interesse Financeiro e divulgar todos os fatos materiais aos diretores. Em um esforço para ajudar na divulgação, cada membro deve preencher um formulário de conflito de interesses conforme as circunstâncias o justifiquem, e não menos frequentemente do que anualmente. ”
   • Revise este idioma para atender aos seus objetivos. Você pode querer que alguém relate um conflito potencial a outra pessoa.

2. 

   Explique como uma declaração de divulgação deve ser arquivada. Você deve pedir aos indivíduos cobertos que apresentem uma declaração de divulgação anual. Lembre-os também de divulgar qualquer conflito que surgir durante o ano. Dê a eles um prazo (como 30 dias).
   • Você poderia escrever: “Cada indivíduo coberto por esta política deve apresentar um relatório anual, que o Vice-Presidente Executivo analisará. Assim que qualquer indivíduo coberto souber de um conflito em potencial, ele deve imediatamente divulgar as circunstâncias ao EVP dentro de 30 dias e recusar-se até que o assunto seja analisado. ”

3. 

   Descreva como a organização decide se existe um conflito. Fazer com que funcionários ou membros do conselho divulguem o conflito é apenas parte da batalha. Você também precisa declarar quem decidirá se há um conflito.
   • Por exemplo, se um membro do conselho tiver um conflito, eles podem fazer uma apresentação para os outros membros do conselho. Após a apresentação, eles saem e a diretoria vota se há conflito de interesses.
   • Se um funcionário relatar um conflito, alguém na administração (como o presidente ou vice-presidente) pode revisar para ver se o conflito é significativo. Se for o caso, podem encaminhar o assunto ao Conselho de Administração, que decidirá se existe conflito ou aparência de conflito. Eles podem então pedir ao empregado que se retire da atividade.

4. 

   Descreva as etapas para gerenciar um conflito. Uma vez que existe um conflito, sua organização deve tomar certas medidas para se proteger. Por exemplo, uma organização sem fins lucrativos deve fazer o seguinte:
   • O conselho deve determinar se eles podem, com esforço razoável, obter um acordo ou transação mais vantajoso. Se não puderem, os diretores desinteressados ​​decidirão se a transação ou acordo é no melhor interesse da organização, para seu próprio benefício, e é justo e razoável.
   • Você também pode fazer com que o presidente do conselho nomeie uma pessoa desinteressada para investigar alternativas.

5. 

   Estabeleça as penalidades para um funcionário que não cumpra. Um funcionário ou membro do conselho não pode divulgar um conflito potencial. Conseqüentemente, você pode ter que puni-los. Você deve observar em sua política que o conselho tem o poder de disciplinar a pessoa.
   • Você pode escrever: “Se o comitê tiver motivos para acreditar que uma pessoa falhou em divulgar conflitos potenciais ou reais, ele informará o membro. O membro tem a chance de explicar a não divulgação ao comitê. Se o comitê ainda tiver motivos para acreditar que existe um conflito, ele tomará medidas corretivas ”.

6. 

   Elabore políticas para determinar a compensação. Às vezes, surgem conflitos quando você está definindo salários para membros da organização. Você precisa definir políticas claras delineando quem pode votar quando surgem as discussões salariais. Por exemplo, você deseja as seguintes políticas:
   • Os membros do conselho de administração que recebam remuneração direta ou indireta não podem votar em matérias relacionadas com a sua remuneração.
   • Os membros de comitês cujo comitê trata de questões de remuneração não podem votar em questões relativas à sua remuneração.
   • Nada proíbe um membro votante que receba remuneração direta ou indireta de fornecer informações sobre remuneração a qualquer comitê.

Parte 3 de 4: Concluindo a Política

1. 

   Estabeleça políticas para registrar os procedimentos do conselho. Você precisa documentar adequadamente a resposta do conselho a conflitos em potencial. Em sua política, inclua os seguintes requisitos de manutenção de registros:
   • Uma exigência de que as atas contenham o nome da pessoa com um interesse divulgado, a natureza do interesse e que medidas foram tomadas para determinar se um conflito real existiu. Observe também a decisão do conselho sobre a existência de um conflito.
   • Uma exigência de que as atas reflitam os nomes de todos os presentes para discutir ou votar em uma transação ou acordo, o conteúdo da discussão e as alternativas propostas. Registre também os votos realizados.

2. 

   Explique como você revisará periodicamente sua política. O IRS exige que as organizações sem fins lucrativos revisem periodicamente sua política de conflito de interesses. Assim, você deve explicar quando e como o fará. Sua revisão periódica deve abranger o seguinte, no mínimo:
   • se seus acordos de compensação são o resultado de uma negociação à distância, razoável e com base em informações de pesquisa confiáveis
   • se joint ventures, parcerias e acordos com organizações de gestão estão de acordo com suas políticas escritas e estão devidamente registrados
   • se essas joint ventures refletem um investimento razoável ou pagamentos por bens e serviços e não resultam em benefício privado inadmissível ou transação de benefício excedente

3. 

   Forneça mais orientações sobre atividades públicas. Quando seus funcionários falam ao público, eles devem esclarecer se estão falando pela organização ou em seu próprio nome. Isso pode diminuir qualquer confusão sobre a posição da organização em relação às questões.
   • Por exemplo, você pode incluir o seguinte: “Para evitar confusão, os membros que se dirigem ao público devem esclarecer se estão falando como indivíduos particulares ou pela organização. Às vezes, a organização é solicitada a falar publicamente sobre as questões ou a fornecer representantes aos conselhos estaduais. As solicitações chegarão ao Escritório Administrativo e serão analisadas pelo Vice-Presidente Executivo. Se apropriado, o EVP encaminhará as informações ao presidente. ”

4. 

   Mostre sua política a um advogado. Este artigo descreve uma política básica de conflito de interesses. Sua organização pode precisar de informações adicionais ou diferentes. Você deve consultar um advogado que conheça sua organização.
   • Se você ainda não tem um advogado, pode obter uma recomendação entrando em contato com a ordem dos advogados local ou estadual.
   • Ligue e agende uma consulta. Pergunte quanto o advogado cobra.

Parte 4 de 4: Criando um formulário de divulgação

1. 

   Encontre exemplos de formulários de divulgação. Os funcionários e membros do conselho afetados devem divulgar os conflitos potenciais anualmente. Esta divulgação anual não substitui o seu dever contínuo de divulgar quaisquer conflitos que surjam ao longo do ano. Você deve redigir um formulário como modelo que pode ser usado para todos os indivíduos cobertos.
   • Pergunte a outras empresas ou organizações sem fins lucrativos se eles têm um formulário para você consultar. Use-o como um guia ao redigir o seu próprio.

2. 

   Formate seu documento. Defina margens de uma polegada em todos os lados e use papel 8,5x11. Selecione um tamanho de fonte e um estilo que seja fácil de ler. Arial ou Times 12 pontos são geralmente aceitáveis.
   • Você pode intitular seu formulário "Formulário de divulgação de conflito de interesses".

3. 

   Explique o propósito do formulário. Você pode fornecer um parágrafo de informações, lembrando a pessoa da importância de divulgar potenciais conflitos de interesse. Coloque esta informação no topo, para que o leitor não perca.
   • Por exemplo, você pode escrever: “Um conflito de interesses potencial ou real surge quando é provável que suas obrigações sejam comprometidas por outros interesses ou relacionamentos materiais, especialmente quando esses interesses não são divulgados. Você deve divulgar qualquer afiliação comercial, pessoal ou voluntária que possa dar origem a conflitos reais ou aparentes. ”

4. 

   Fornece espaço para identificação de informações. Você deve fornecer linhas em branco para a data, o nome da pessoa e sua posição.

5. 

   Faça uma série de perguntas. Pode ser mais fácil configurar seu formulário como um questionário. Você pode pedir à pessoa que o preencheu que responda “Sim” ou “Não” a uma série de perguntas. Forneça uma linha para a pessoa dar mais informações se ela responder "sim". Você pode fazer as seguintes perguntas:
   • Você atua como diretor de uma organização que tem um relacionamento ou faz negócios conosco?
   • Você já atuou como diretor de uma empresa em que nossa organização investe?
   • Você tem um relacionamento familiar com alguém que tenha um relacionamento notável com nossa empresa? Essas relações familiares incluem: cônjuge, pai, filho, avô, neto, bisneto e irmãos. O cônjuge de qualquer filho, neto, bisneto ou irmão também é considerado um relacionamento familiar.
   • Você já participou de uma relação de remuneração, contrato de trabalho, oportunidade de investimento ou outro acordo, direta ou indiretamente, com um fornecedor terceirizado fazendo negócios conosco que poderia beneficiá-lo pessoalmente?
   • Você já recebeu empréstimos, presentes, pagamentos, descontos, taxas ou serviços gratuitos diretos ou indiretos de qualquer organização ou pessoa envolvida em qualquer transação conosco?
   • Você compartilha a propriedade de uma empresa que faz negócios conosco? Propriedade significa poder de voto em uma empresa, interesse benéfico em um trust ou lucro em uma parceria.

6. 

   Insira um bloco de assinatura. Forneça linhas para a assinatura da pessoa, o nome impresso e a data. Após a assinatura, você deve armazenar o formulário por pelo menos um ano.
   • Lembre-se de que esta é uma informação confidencial que você não deve compartilhar com outras pessoas. Proteja o formulário como faria com outras informações confidenciais de funcionários.

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