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Como a maioria dos empresários, os políticos não têm muito tempo para ler ou responder às cartas de reclamação dos constituintes. Sua carta ou e-mail provavelmente será lida inicialmente por um assistente, discutida brevemente com o político e uma resposta será redigida de acordo com essa discussão. Consequentemente, você deve deixar sua carta muito clara e concisa para que o assistente entenda sua reclamação completamente. Siga as etapas do artigo para ter certeza de transmitir os pontos mais importantes e deixar para trás os pontos desnecessários.

Passos

Parte 1 de 5: Identificando o Destinatário

1. 

   Faça sua lição de casa. Certifique-se de que está escrevendo para a pessoa correta. Por exemplo, se você estiver reclamando de buracos na estrada que usa para chegar ao trabalho, descubra de quem é a jurisdição para manter a estrada. As rodovias geralmente são de jurisdição federal ou estadual / provincial, enquanto as estradas dentro de uma cidade são de responsabilidade do departamento de manutenção da cidade.

2. 

   
   
   Dirija sua reclamação à pessoa que tem autoridade para lidar com ela. Ligue para o departamento ou escritório do distrito do político. Fale com a secretária / assistente e pergunte se você tem o político correto e como soletrar seu nome. Não presuma que você sabe. E não seja tímido. É provável que você não se corresponda com a secretária no futuro, de qualquer maneira, e você quer acertar, certo?
   • Por exemplo: o primeiro nome é Aaron ou Erin? O sobrenome está escrito MacKenzie ou McKenzie? Qual é o seu título? É Srta., Sra., Sra., Sr. ou Dr. (algumas pessoas que não são médicos ganharam o direito de usar este título ao completar um Ph.D. na universidade)? Existe outro título que o político usa, como Ministro da Fazenda ou Assistente do Diretor de Planejamento Comunitário? Use o (s) título (s) se necessário e certifique-se de que também estejam escritos corretamente.

3. 

   
   
   Dirija-se ao destinatário com respeito. Ele / ela estará mais disposto a ajudá-lo se você for educado. "Prezada Sra. Jones" é apropriado, em vez de "Prezado Senhor / Senhora", o que mostra que você não se importou o suficiente para descobrir o nome deles.

Parte 2 de 5: redigindo o primeiro parágrafo

1. 

   
   
   Diga a eles o que você quer dizer a eles. Uma ou duas frases curtas serão suficientes.

2. 

   Seja direto. Lembre-se de que ele / ela não tem tempo para ler sua carta, então torne seu objetivo conhecido rapidamente.
   • Por exemplo: "Os buracos na estrada da 22nd Avenue e 6th Street ao Piccadilly Mall causaram danos a muitos veículos. Como Ministro Provincial dos Transportes, você saberia a quem contatar para resolver esse problema."

Parte 3 de 5: redigindo o parágrafo intermediário

1. 

   Explique sua reclamação. Aqui, você deve explicar por que está reclamando. Você pode usar várias sentenças para apoiar sua reclamação.
   • Por exemplo: "As equipes das estradas não conseguiram concluir a manutenção da estrada no inverno passado devido à série de nevascas que experimentamos. Consequentemente, os buracos originais foram deixados sem vigilância e agora aumentaram a ponto de pelo menos 12 proprietários de automóveis de nossa vizinhança negociaram com suas seguradoras para resolver danos na frente de seus veículos. "

2. 

   Transição para o próximo parágrafo. Escreva uma frase, anexada ao final do parágrafo do meio, pedindo gentilmente ajuda ao político.
   • "Como o seu departamento é responsável pela manutenção das estradas, achamos que seria melhor entrar em contato com você primeiro."
   • OU "Agradecemos sua ajuda para resolver este problema."

Parte 4 de 5: redigindo o último parágrafo

1. 

   Exija uma solução e agradeça a cooperação.

2. 

   Seja direto e dê-lhes um prazo. Seja cortês, mas, novamente, seja direto. (Todos que lêem uma carta de reclamação agradecem saber exatamente quais são suas expectativas e quão urgente é sua reclamação.)
   • "Você poderia, por favor, enviar uma equipe de manutenção de estradas para consertar os buracos antes do final do mês, 30 de agosto. Estamos ansiosos para uma viagem despreocupada para o trabalho antes que o inverno chegue."

3. 

   Agradeça a eles. "Agradecemos sua ajuda", é tudo de que você precisa para encerrar sua carta.

Parte 5 de 5: assinando sua carta

1. 

   Deixe espaço suficiente na página para sua assinatura. Você não precisa mais escrever "Atenciosamente" ou "Atenciosamente", porque a maioria das pessoas acredita que é antiquado.

2. 

   Abaixo disso, digite seu nome completo (e cargo, se houver). A maioria das assinaturas é projetada para ser difícil de copiar; portanto, provavelmente são difíceis de ler, por isso é necessário deixar seu nome bem claro.

3. 

   Imprima sua carta. Em seguida, no espaço que você deixou acima do nome digitado, adicione sua assinatura em tinta azul ou preta.

Perguntas e respostas da comunidade

Dicas

• Sempre digite suas cartas para políticos ou qualquer empresário. Embora você possa ler sua própria escrita, é improvável que o destinatário possa escolher TODAS as palavras. Digitar sua reclamação também mostra que você está adotando uma abordagem profissional e deseja que sua carta seja levada a sério.
• Lembre-se: quanto mais curta for a frase, mais ela será compreendida. A maioria dos escritores novatos deseja embelezar as cartas com gentilezas, mas em qualquer carta comercial, é melhor ser o mais conciso possível. Ao ler a prova de sua carta, seja implacável ao cortar palavras e / ou reformular frases longas.

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