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Planejando uma viagem em grupo? Seja uma reunião de família, grupo de amigos ou outra ocasião, uma viagem com mais do que algumas pessoas pode exigir mais planejamento prévio e logística do que qualquer aventura solo. No entanto, a emoção de beber limoncello em uma villa na Itália ou assistir ao pôr do sol em um resort na Indonésia com 5, 10 ou 20 de seus amigos mais próximos ou familiares pode fazer com que essas etapas extras iniciais valham a pena.

Passos

1. 

   Decida quem vai, a que distância e quando. Claro, as pessoas adoram pensar em viajar ao redor do mundo, mas certifique-se de não começar a planejar até que o básico seja decidido e todos tenham se comprometido. Não precisa ser exato. Por exemplo, você pode decidir em janeiro que sua família - incluindo 14 adultos e nove crianças - estará disponível para se reunir em algum lugar da Europa por 5-6 dias na semana de 11 de junho ou 27 de julho. Isso é o suficiente para avançar para a etapa 2 .

2. 

   
   
   Designe uma pessoa ou um pequeno grupo de pessoas como o líder. Se você tem 8, 15 ou 100 pessoas acompanhando você em sua viagem, você precisará de uma pessoa ou uma equipe para assumir a maior parte do planejamento. Outros membros do grupo podem e devem ser incluídos na maioria das decisões - onde ir, quais atividades fazer - mas você não quer sete pessoas fazendo 20 reservas de jantar diferentes. Quanto maior o grupo, mais importante é esta etapa.

3. 

   
   
   Decida uma faixa de preço. Quem vai e quais são os orçamentos para esta viagem? O tio Moneybags pode querer gastar pelo menos $ 6.000 por uma semana, seus pais estavam pensando em $ 4.000 e seu primo recém-casado estava antecipando $ 1.500. Fique o mais próximo possível do limite mínimo dos orçamentos para acomodar a todos. Nesse caso, podemos sugerir um orçamento de US $ 2.500 e perguntar aos noivos se eles gostariam de dirigir os carros alugados ou se tornar os líderes para um desconto, e talvez a Moneybags pudesse comprar um jantar em grupo ou pagar pelos carros alugados. Outra coisa que você pode fazer é juntar dinheiro apenas para custos "fixos". Isso significaria que você coletaria uma certa quantia de dinheiro dividida igualmente por todos para coisas como acomodação e transporte. No entanto, outras despesas individuais, como alimentação, compras e despesas com atividades, devem ser pagas individualmente.

4. 

   
   
   Escolha um local. Embora pareça relativamente fácil, essa é uma das etapas mais difíceis. Vinte pessoas não vão necessariamente querer ir para o mesmo lugar ou fazer as mesmas coisas. Ouça o que todos desejam e faça muitas perguntas de sondagem. Embora seu grupo possa querer ir a lugares tão diferentes como Nova Zelândia, África do Sul ou Caribe, você verá que todos estão procurando férias ativas perto do oceano. Você pode acabar escolhendo um local com base nas atividades ou proximidade ao invés do destino.

5. 

   Pesquise a área. Você finalmente tem sua localização, participantes e orçamento. Onde você fica? O que você vai fazer? Compre um guia ou pesquise ideias na Internet. Parece caro, mas alugar uma villa na Europa ou uma grande casa no Caribe ou na América do Sul costuma ser mais barato do que alugar quartos de hotel, especialmente se você levar em conta cozinhar em casa.

6. 

   Reserve sua viagem. Depois de pesquisar a área e encontrar uma acomodação de que seu grupo goste, reserve. Agora você tem as datas definidas e os membros do seu grupo podem reservar seus voos e transporte com a maior antecedência possível. Certifique-se de que todos tenham seus passaportes atualizados e tenham todos os seus vistos e fotos.

7. 

   Avalie o nível de atividade do seu grupo. Verifique com seu grupo: as pessoas querem ir à piscina e falar sobre os velhos tempos, ou querem fazer bungee jump ou fazer um safári? Tente encontrar o nível médio de interesse e planeje adequadamente. Talvez o relaxamento na praia possa ser interrompido por uma caminhada de oito horas por dia ao redor de um vulcão ou aulas de samba e um passeio à discoteca. Com mais de um carro alugado ou aprendendo o transporte público local, os grupos podem se separar ocasionalmente.

8. 

   Crie um itinerário para o seu grupo. Mesmo com um grupo de amigos ou familiares, um itinerário pode ser inestimável. Adicione os números de telefone celular de todos ou informações de contato local, horários de chegada e uma programação flexível de atividades diárias, horários de reserva de restaurante, etc.

9. 

   Vai! Todo esse planejamento prévio terá valido a pena quando você chegar em sua villa na Toscana, em seu eco-resort na Costa Rica ou em seu spa na Hungria. Seu grupo pode aproveitar o tempo junto em vez de descobrir para onde ir, quando e como. Se possível, designe novos líderes para a viagem em si, para que os planejadores possam relaxar.

Perguntas e respostas da comunidade

Dicas

• Contrate um guia local por um dia. O benefício da perspectiva de um local, especialmente quando o custo é dividido por um grupo, é inestimável. Além disso, você terá informações privilegiadas sobre os melhores restaurantes.
• Use um site de planejamento de viagens em grupo como triporama.com ou o planejador de viagens do yahoo para convidar e colaborar com seu grupo.
• Lembre-se: nem todos ficarão felizes com todas as decisões. Lembre a essas pessoas que elas são apenas 1/10 ou 1/100 do grupo, e que suas lembranças de seu tempo juntos são mais importantes do que o tamanho da piscina ou a falta de televisão nos quartos.
• Mesmo que seu grupo alugue carros e se divida em grupos menores para muitas atividades individuais, certifique-se de planejar várias saídas em grupo com antecedência, incluindo o primeiro e o último dias para dar as boas-vindas a todos e dizer adeus.
• Se o seu grupo voa nas mesmas companhias aéreas, veja se elas oferecem uma taxa de desconto para grupos. O mesmo acontece com quartos de hotel.
• Crie um yahoo ou grupo do google para que todos possam enviar e-mails para o grupo e compartilhar fotos e histórias após a viagem.

Avisos

• Certifique-se de que você e seus líderes planejam com antecedência o máximo possível. É sempre mais fácil ignorar ou alterar planos já existentes do que criar planos assim que você chegar.
• Há um motivo pelo qual as pessoas dizem que você deve viajar com alguém antes de se casar com essa pessoa. Viajar pode ser estressante e muitas vezes traz à tona o melhor e o pior nas pessoas. Não leve as discordâncias para o lado pessoal.