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Outras SeçõesSe você estiver sem espaço no e-mail do IBM Notes, mas não estiver pronto para excluir e-mails, considere arquivá-los. Arquivar e-mails significa copiar mensagens para um local diferente em seu computador. Aprender como arquivar IBM Notes para liberar espaço em sua conta enquanto salva os e-mails originais. Ele também ajuda o computador e o software a funcionar com desempenho superior.
Passos
- Limite o tamanho do arquivo de mensagens. Mantenha o tamanho do arquivo de mensagens menor que 500 MB. (Algumas organizações podem exigir uma limitação mais rígida, como 200 MB.)
- Verifique o tamanho dos dados em Arquivo, Banco de dados, Propriedades. No Lotus 8, vá para Arquivo, Aplicativos, Propriedades.
- Clique na guia "i". O número após "Espaço em disco" é a quantidade de dados que você possui atualmente no IBM Notes.
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Aprenda as configurações predeterminadas da sua organização. Se você usa o IBM Notes para a escola ou trabalho, pode já haver configurações de arquivo em vigor. Isso ajuda as organizações a controlar a quantidade de emails por usuário, bem como o desempenho geral dos computadores da organização. Se as configurações de arquivo já estiverem estabelecidas, converse com sua equipe técnica de sistemas para ver se elas podem ser modificadas. -
Determine as configurações de arquivo desejadas. Você pode arquivar todos os emails do IBM Notes ou selecionar alguns específicos. Você também precisará decidir com que freqüência deseja que o IBM Notes seja arquivado.- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Vá para Ações, Arquivo, Configurações.
- Vá para a guia Critérios e certifique-se de que "Padrão para a última modificação" esteja selecionado.
- Clique em "ok" para salvar as alterações.
- Certifique-se de que os critérios estejam habilitados.
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Agende arquivos automáticos. A programação de arquivamentos automáticos garante que você arquive regularmente e de forma consistente. Isso também economiza seu tempo.- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Vá para Ações, Arquivo, Configurações.
- Vá para a guia Programação. Certifique-se de que "Agendar arquivamento" esteja selecionado.
- Escolha a hora e o dia apropriados em que deseja que seu computador arquive seus arquivos.
- Arquive manualmente o IBM Notes. Mesmo se você programar o arquivamento automático, ainda poderá arquivar manualmente a qualquer momento.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Abra o e-mail ou pasta que deseja arquivar.
- Vá para Ações, Arquivar, Arquivar agora.
- Clique em Sim para arquivar de acordo com suas configurações predeterminadas.
- Arquive usando o método de arrastar e soltar. Esta é simplesmente outra maneira de arquivar manualmente o IBM Notes.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Abra o e-mail ou pasta que deseja arquivar.
- Selecione a (s) mensagem (ns) apropriada (s).
- Arraste a (s) mensagem (ns) para o arquivo necessário no painel de navegação.
- Veja as mensagens arquivadas. Embora você tenha arquivado um e-mail, ainda pode precisar acessá-lo de vez em quando. Seu arquivo irá imitar as pastas que você configurou em sua conta do IBM Notes. Tudo permanecerá organizado da maneira que você planejou.
- Abra o aplicativo apropriado (Mail).
- Clique em Arquivo no painel de navegação.
- Selecione o arquivo apropriado (ou seja, Padrão para a última modificação).
Perguntas e respostas da comunidade
Dicas
- Faça backup de e-mails importantes. Se você tiver e-mails importantes no IBM Notes, certifique-se de copiá-los para outro local, como um CD ou DVD. Isso fornece uma cópia extra caso algo aconteça ao servidor ou à cópia armazenada em seu computador pessoal.
- Exclua mensagens antigas e desnecessárias, especialmente se contiverem anexos. Isso também ajudará a diminuir o tamanho dos dados e ajudará no desempenho do computador.