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Quer seja um trabalho escolar, um projeto de arte, registro para votar ou uma iniciativa no trabalho, muitas coisas que você faz na vida têm um prazo. Para algumas pessoas, pode ser difícil concluir um projeto dentro do prazo alocado. Coisas como procrastinação ou distrações podem prejudicar sua eficiência e fazer com que você demore mais para concluir as coisas. Felizmente, ao empregar táticas sólidas e administrar bem o seu tempo, você pode superar suas deficiências e cumprir prazos regularmente.

Passos

Método 1 de 3: Manter uma boa gestão do tempo

1. 

   Defina um cronograma de conclusão para seu projeto. Ao definir um tempo de conclusão, é bom ser realista sobre quanto tempo você poderia levar para concluir o projeto. Considere o que você deve entregar, quanto tempo você pode dedicar a isso, quão grande é o projeto. Outra maneira de obter uma boa estimativa é compará-la com os projetos que você fez no passado. Se você acha que não é possível terminar a tempo, converse com a pessoa que originalmente atribuiu o prazo e veja se consegue adiá-lo.
   • Determine uma estimativa de tempo que leva para cada tarefa menor. Quando terminar, adicione uma almofada de tempo no final para obter um tempo realista para todo o projeto.
   • Certifique-se de obter esclarecimentos completos sobre as especificações de um projeto antes de concordar com um prazo.
   • Não comprometa e concorde com um prazo que você sabe que é inatingível. Isso irá desagradar a quem atribuiu o prazo e prejudicar sua reputação.

2. 

   
   
   Divida seu projeto em tarefas menores. Em vez de se sentir sobrecarregado com a ideia de concluir um grande projeto, divida-o em tarefas menores e facilmente alcançáveis. Risque as tarefas da sua lista à medida que as conclui.
   • Se você tiver que escrever um artigo, fazer a pesquisa pode ser sua primeira tarefa. Tarefas adicionais podem incluir escrever as primeiras 500 palavras, completar a introdução ou escrever uma certa quantidade de páginas.
   • Se seu prazo for para o trabalho, certifique-se de alocar o tempo de forma eficaz. Se uma de suas tarefas menores estiver demorando muito mais do que o normal, pode ser uma boa ideia mudar para outra parte do projeto.

3. 

   
   
   Conclua um projeto de cada vez. Embora muitos de nós sejamos forçados a realizar várias tarefas no dia-a-dia, é importante que você dedique tempo suficiente a cada projeto individual em que está trabalhando. Dedicar sua atenção a um único projeto o torna mais eficiente.
   • Se você for forçado a trabalhar em uma linha de tempo paralela para dois ou mais projetos, conclua uma porção de tarefas para um projeto antes de mudar de marcha e trabalhar em outro.

4. 

   
   
   Priorize suas tarefas e seus projetos. Quando você tem que lidar com vários projetos ou tarefas, é importante que você possa determinar quais tarefas são mais críticas para o sucesso geral do projeto, ou quais etapas precisam ser concluídas antes de prosseguir com ele.
   • Pode ser uma boa ideia começar com as tarefas ou projetos mais difíceis primeiro, quando sua mente está mais fresca.

5. 

   Suponha que vai demorar mais do que o esperado. É importante que você leve em consideração as circunstâncias não intencionais que podem atrasar seu projeto. Para algumas coisas, isso pode significar não ter os materiais necessários a tempo, alguém ficar doente ou uma emergência pessoal.
   • Se houver uma emergência e você não conseguir cumprir o prazo, avise a pessoa que emitiu o prazo o mais rápido possível.

6. 

   Agende pausas regulares ao longo do dia. Trabalhar constantemente sem fazer nenhuma pausa torna você menos eficiente. Em vez de se esgotar, faça intervalos de 10 a 15 minutos em seu dia para não perder o foco.
   • Considere quanto tempo normalmente leva para você perder o foco e ajuste a quantidade de tempo de trabalho de uma vez com base nisso.
   • Pequenos intervalos programados ao longo do dia também permitem que você avalie problemas complexos que podem estar confundindo você.

7. 

   Elimine prazos, se não houver motivo para isso. Se um prazo for arbitrário ou artificial, você deve considerar removê-lo todos juntos. Alguns projetos e tarefas exigem tempo, paciência e altos níveis de precisão, e o tempo de conclusão não tem peso no projeto ou na organização geral.
   • Projetos que requerem um alto nível de precisão e teste, como em TI ou programação, devem depender menos de prazos e mais da criação de um produto de qualidade.
   • Embora definir prazos falsos possa funcionar para alguns, estudos têm mostrado que eles normalmente não aumentam a produtividade. O que mais importa é a nossa ética de trabalho e outros aspectos comportamentais que podemos buscar melhorar, como ficar mais organizados.

Método 2 de 3: manter-se organizado

1. 

   Mantenha um calendário para cada dia e cumpra-o. Criar um calendário de tarefas para fazer diariamente nos permite interpretar visualmente o trabalho que temos que fazer. Certifique-se de bloquear a quantidade de tempo que cada tarefa leva para ser concluída e incluir itens como intervalos regulares.
   • Dividir seu projeto em 4 partes menores ajuda você a cumprir metas e restrições de tempo em todo o projeto.
   • Você pode usar calendários online como o calendário do Google, que fornecerá lembretes por texto e e-mail para prazos importantes.

2. 

   Escreva uma lista de coisas que você precisa fazer. Não saber o que você precisa fazer pode perder tempo. Certifique-se de manter uma lista clara das tarefas que você precisa concluir para cumprir os prazos de seu projeto.
   • Você pode manter essa lista em uma folha de papel física ou em um documento online.
   • Quando você tiver concluído as tarefas em sua lista, certifique-se de riscá-las.

3. 

   Mantenha todos os documentos e emails em pastas categorizadas. Não ser capaz de encontrar documentos importantes consome muito tempo e pode ser estressante. Organizar seus documentos e categorizá-los permitirá que você encontre informações importantes rapidamente.
   • Salve todos os e-mails em uma pasta que você pode acessar mais tarde. Se algo der errado durante o projeto ou houver uma disputa, você pode consultar e-mails antigos para verificar suas reivindicações.

Método 3 de 3: Permanecer na tarefa e não procrastinar

1. 

   Comece seu projeto assim que puder. Não adie um projeto porque o prazo não está acabando. Quanto mais cedo você iniciar um projeto, mais cedo você o completará. Se você esperar muito, vai acabar ganhando tempo conforme o prazo se aproxima.
   • Paralisia de análise é quando alguém analisa um problema por muito tempo antes de iniciá-lo, o que pode levar a atrasos no projeto ou a nunca ser concluído.

2. 

   Mantenha-se responsável. É fácil dar desculpas, mas não nos ajuda a aprender com nossos erros. Em vez de dar desculpas, olhe para a situação objetivamente e considere onde você pode melhorar. Sempre tome a iniciativa de fazer as coisas cedo e não coloque a culpa nos outros se você não conseguir concluir um projeto.
   • Contar a um amigo ou familiar sobre um prazo pode motivá-lo a cumpri-lo a tempo.

3. 

   Economize tempo social para depois de concluí-lo. Se você é o tipo de pessoa que se distrai facilmente, pode se beneficiar ao economizar tempo social para depois de cumprir o prazo. Se você está perdendo prazos importantes em tarefas menores por causa da madrugada ou por passar muito tempo com seus amigos, evite participar de eventos sociais até que seus prazos sejam cumpridos.
   • Diga a seus amigos que você tem um prazo importante e que gostaria de sair, mas tem que cumprir seus compromissos.

4. 

   Mude seu ambiente. Seu ambiente afeta seu humor. Se o espaço de trabalho que você está usando o deixa cansado ou não é inspirador, considere mudá-lo.
   • Visitar um café local pode ser a decisão certa se você puder fazer seu trabalho em um laptop.
   • Simplesmente mudar a sala em que você está também pode ajudá-lo a se manter produtivo.

5. 

   Desative as distrações ao seu redor. Distrações podem reduzir sua produtividade e eficiência. Se você costuma ser atrasado porque está sendo distraído por sites, mídias sociais ou pessoas que o interrompem, encontre uma maneira de limitá-los. Colocar o telefone no modo silencioso e não ter a mídia social ativa são duas maneiras de se manter dentro do cronograma para cumprir seus prazos.
   • Existem aplicativos disponíveis que irão desligar todas as notificações das redes sociais para que você não fique tentado a perder tempo.

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